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2010/06/25
Kostenschraube Personalsoftware: Messe Personal
Personal verursacht Kosten. Diese Sichtweise ist mit der Rezession wieder stärker in das Bewusstsein von Unternehmen gerückt. Doch anstatt auf Entlassungen zu setzen, haben viele Firmen versucht, ihre Strukturen effizienter zu gestalten – etwa mit einer passenden Software. Auf der Messe PERSONAL2010 am 27. und 28. April in Stuttgart sind nun die entsprechenden Trends zu beobachten.
Das Thema Personalkostenplanung und -controlling ist derzeit die Nummer 1 in den HR-Abteilungen. Das bestätigt der aktuelle „Trendindex Personalarbeit“, für den der Softwareanbieter s+p 350 Personalverantwortliche befragte: Rund 61 Prozent der Teilnehmer gaben an, dass die Bedeutung dieses Themas weiter steigt. Für mehr als ein Drittel der Befragten bleibt es so wichtig wie im Vorquartal.
Viele Softwareanbieter sind auf den Trend aufgesprungen und haben neue Lösungen für Personalkostenplanung und Controlling entwickelt, die sie auf der Messe PERSONAL2010 erstmals vorstellen. Insbesondere Portallösungen sind dabei auf dem Vormarsch. „Viele Unternehmen haben in der Krise festgestellt, dass ihnen ein klarer Überblick über die zentralen Kennzahlen fehlt“, sagt Klaus Lindinger, Country Manager Germany and Switzerland der HR Access Solutions GmbH. Die Gründe dafür seien vielfältig: Entweder könne der Dienstleister die Daten nicht so schnell liefern, die benötigen Informationen würden nur partiell abgebildet oder mit verschiedenen Methoden erhoben – zum Teil auch noch analog.
Portallösungen und Employee Self Service sollen dieses Problem lösen: In diese rollenbasierten Systeme müssen Manager und Mitarbeiter selbst ihre Daten eingeben (wie z.B. bei mobiler Zeiterfassung und können je nach Berechtigung die Angaben weiter bearbeiten oder flexibel eigene Auswertungen erstellen.
Outsourcing-Lösungen seien vor allem für die Lohnabrechnung beliebt, aber nicht immer das Richtige, meint Klaus Lindinger. „Wenn ein Unternehmen einfach strukturiert ist, könnte es passen“, so der Experte von HR Access Solutions. Außerdem sollten die Umfeldbedingungen stimmen. „Sind zum Beispiel die Lohnabrechnungssysteme veraltet, dann könnte sich das rechnen.“ Flexible Unternehmen mit individuellen Arbeitszeitvereinbarungen und Tarifstrukturen oder dem Anspruch, ständig neue Geschäftsfelder zu erschließen, seien allerdings mit einer maßgeschneiderten, internen Lösung oft besser beraten als mit einem “Kleid von der Stange”.
Quelle: Pressemitteilung, Messe Personal 2010
Kategorien: Messe, Personal, Presse
Tags: Kosten, Mobile Zeiterfassung, Personal, Zeiterfassung
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Software auf der Zukunft-Personal
"Kosten senken" lautet derzeit die Devise in vielen Personalabteilungen. Dazu überprüfen die Unternehmen auch ihre IT-Infrastruktur. Personalentscheider, die einfach bedienbare Softwarelösungen mit einem guten Preis-Leistungs-Verhältnis suchen, finden in der Halle "HR Software und Hardware" der Messe Zukunft Personal einen optimalen Überblick: Rund 100 Software-Anbieter sind auf Europas größter Fachmesse für Personal-Management vom 22. bis 24. September in Köln vertreten.
Um die Produktivität der Belegschaft zu steigern und verborgene Leistungspotenziale zu aktivieren, genügt heute eine rein administrative Software nicht mehr. Viele Anbieter haben ihre Software-Systeme für die Lohn- und Gehaltsabrechnung und Zeiterfassung um Personal-Management-Komponenten erweitert. Ein Thema ist dabei die bedarfsorientierte Planung und Steuerung des Personals. Features wie Qualifikationsprofile, Urlaubs- und Krankheitsstatistiken, Personalentwicklungsanalysen oder Soll-Ist-Vergleiche können frühzeitig Überkapazitäten oder drohende Engpässe sichtbar machen. Außerdem sind derzeit Techniken gefragt, die Recruiting-Prozesse beschleunigen und effizienter gestalten. Daneben hat die Digitale Personalakte derzeit Konjunktur. Während in der Vergangenheit eher große Unternehmen das Instrument bei sich eingeführt haben, holen nun Betriebe aus dem Mittelstand auf.
Mitarbeiter in die Prozessoptimierung integrieren
Prozesse optimieren können Unternehmen außerdem, indem sie ihre Mitarbeiter in die operativen Personal-Prozesse einbeziehen. Die Möglichkeiten reichen dabei von interaktiven Prozessformularen über Employee Self Service bis hin zu Tools des Web 2.0.
Personaler bekommen auf der Zukunft Personal jedoch nicht nur ein Update in Fragen der Personal-IT. In insgesamt drei Hallen, die rund 500 Aussteller füllen, können sich die Besucher zu allen Themen des Personal-Managements Anregungen für die Berufspraxis suchen. Weitere Informationen und das komplette Messeprogramm sind unter www.zukunft-personal.de erhältlich.
Quelle: Pressemitteilung www.zukunft-personal.de, 28.7.09
Kategorien: Messe, Personal, Presse
Tags: Messe, Personal, Software, Zeiterfassung
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Service fü Hersteller
Mobile Zeiterfassung und Controlling
Weiterverarbeitung der Daten
Die Rohdaten (Datum, Uhrzeit und der Meldung, welche Arbeit begonnen oder beendet wurde), sind wenig aussagekräftig. Aus den Uhrzeiten werden für die Lohnbuchhaltung geleistete Arbeitsstunden errechnet und diese auf die Zeitkonten gebucht. Die Überstunden und die Urlaubsplanung werden mit den Arbeitstagen verrechnet.
Controlling
Im Bereich Controlling werden die geleisteten Zeiten mit den Vorgabezeiten (Sollzeiten) verglichen. Aus den Fehlern kann man lernen, Angebote viel genauer zu schreiben.
Im Ergebnis:
- Für den einen Betrieb kann es darum gehen, für einige Arbeiten mehr Geld zu verlangen, um kostendeckend zu arbeiten,
- für den anderen kann feststehen, dass man bei Ausschreibungen noch wettbewerbsfähiger bieten kann.
- Für alle Betriebe gilt, dass im Vergleich der angebotenen Leistungen mit den tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten zu Tage kommt, wo die Arbeitsabläufe noch verbessert werden können (”Abkleben kostet die halbe Arbeitszeit?”) und wo die Mitarbeiter schon sehr schnell sind.
Wenn man einige Zeit Arbeitszeitcontrolling betrieben hat, kann man anfangen, die aktuelle Leistung mit der von vorherigen Perioden zu vergleichen und so die eigenen Arbeits-Abläufe und Strukturen weiter verbessern.
Rechnungslegung
Werden auf einer Baustelle ohne Fixpreisangebot Leistungen (Arbeitszeiten und Material) erbracht, vor Ort erfasst und nach getaner Arbeit mobil an das Büro übertragen, so kann direkt die Rechnungslegung beginnen. Im Idealfall hat der Kunde die Rechnung über seine Leistung am nächsten Tag auf dem Tisch. Damit kann man die Liquidität des Betriebs stark verbessern, selbst wenn nicht alle Kunden sofort bezahlen.
Denn
- Kunden erinnren sich noch sehr gut an die Arbeiten
- Kunden die ein halbes Jahr auf ihre Rechnung warten, sehen sich nicht genötigt schnell zu bezahlen.
- Kunden erhalten einen professionellen Eindruck.
Material-Controlling
Wenn auch Materialverbräuche erfasst werden, führen Abgänge im “mobilen Lager” automatisch zu Bestellvorgängen im Büro oder zu Packaufträgen (beim nächsten Halt am Lager wissen die Mitarbeiter genau, welche Materialien sie nachfüllen müssen!). Damit kann man Leerlauf verhindern, weil wichtige Materialien rechtzeitig nachbestellt wurden.
Kategorien: Personal, Wissen, Zeiterfassung
Tags: Arbeitszeitcontrolling, Controlling, Materialien, Mobile Zeiterfassung, Rechnungslegung
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Service fü Hersteller
Für wen eignet sich mobile Zeiterfassung?
Mobile Zeiterfassung mit den Zielen
- Controlling,
- Verbesserung der Angebote
- und Transparenz für den Kunden
eignet sich prinzipiell für jeden Betrieb.
Schon ein Einmann-Betrieb profitiert von sauber erfassten Zeiten die schnell abgerechnet werden können.
Je mehr Mitarbeiter, desto eher amortisiert sich die mobile Zeiterfassung
Tendenziell amortisiert sich eine mobile Zeiterfassung für Betriebe mit mehr als 3 Mitarbeitern, weil die Zeitersparnis im Büro größer wird, je mehr Mitarbeiter abzurechnen sind.
Schließlich erspart die mobile Zeiterfassung das Abtippen von Stundenzetteln und das Führen der Arbeitszeitkonten.
Kategorien: Management, Wissen, Zeiterfassung
Tags: Controlling, Mitarbeiter, Mobile Zeiterfassung, Rechnung, Transparenz
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Was kostet mobile Zeiterfassung?
Die Kosten für mobile Zeiterfassung hängen natürlich von der gewählten Lösung und von der Anzahl der Mitarbeiter ab. Die Spannbreite ist sehr groß es gibt Lösungen von 0€ bis hin zu welchen, die fünstelligen Beträge für Lizenzen kosten. Dann gibt es Mietmodelle (ASP), bei denen ein monatlicher Betrag für die Nutzung der Software entrichtet wird.
Geräte kostengünstig
Die Kosten für die Geräte sind gering, ca. 100€ für PDA/ Handy, vom Handy-Provider geförderte Geräte gibt es ab 0€. Baustellengerechte, IP54 klassifizierte Handys sind im Handel ab 150€ zu kaufen, spezielle Hardware, die für die Zeiterfassung und die besonderen Bedingungen auf der Baustelle entwickelt wurde, gibt es ab 500€ zu kaufen.
Datenkosten
Werden Daten über das Handynetz (GPRS/UMTS) übertragen fallen Kosten für Datenpakete an, es gibt Verträge mit einem bestimmten Kontingent an Übertragsungsvolumen ab 10€ pro Monat.
Nicht an Schulungen sparen!
Neben den Kosten für Lizenzen und Geräte sollte man auch in Schulungen für die Mitarbeiter investieren, denn gerade an den Mitarbeitern entscheidet sich ob mobile Zeiterfassung Erfolg hat.
Kategorien: Personal, Wissen, Zeiterfassung
Tags: Baustelle, Kosten, Lizenzen, Mobile Zeiterfassung
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Vor- und Nachteile von mobiler Zeiterfassung
Lohnt sich die Einführung einer mobilen Zeiterfassung?
Es gibt Vorteile und Nachteile, die man bei der Entscheidungsfindung beachten sollte.
Vorteile
Mobile Zeiterfassung spart Aufwand und Fehler
Mobile Zeiterfassung hat viele Vorteile, aber der wichtigste Vorteil ist, dass die Stundendaten, die später am PC weiterverarbeitet werden, gleich beim Entstehen digital erfasst werden. Damit fällt zum einen der doppelte Aufwand für das eigenhändige Aufschreiben und das Erfassen der zum Teil schwierig lesbaren Zettel weg, zum anderen kostet das Tippen Zeit und ist eine weitere Fehlerquelle.
Mobile Zeiterfassung ist einfacher
Die direkte Computer-Erfassung von Stunden und Aufgaben ist viel einfacher als das Ausfüllen von Stundenzettel und wird sofort und damit präziser durchgeführt, als am Ende der Woche (dann wenn sich die Mitarbeiter nicht mehr an einzelne Aufgaben und Zeiten erinnern können und sie aus dem Kopf aufschreiben).
Mobile Zeiterfassung ist schneller
Durch die direkte Übertragung per Handynetz liegen die Stundenzettel in echtzeit vor, auch von den Mitarbeitern, die auf Montage arbeiten und oft wochenlang nicht ins Büro kommen.
Mobile Zeiterfassung erhöht die Liquidität
Wird die mobile Zeiterfassung mit der automatischen Rechnungslegung verbunden, kann dies die Liquidität eines Betriebs deutlich verbessern, weil Kunden ihre Rechnungen schneller erhalten und schneller bezahlen.
Mobile Zeiterfassung gewinnt Vertrauen
Ein nicht direkt monetär auszudrückender Vorteil der mobilen Zeiterfassung ist ein Vertrauensgewinn beim Kunden, denn der sieht, dass die Zeiten korrekt erfasst werden.
Mobile Zeiterfassung verwaltet auch das Lager
Wird neben der Arbeitszeit auch der Materialverbrauch erfasst, wie einige Systeme es anbieten, kann die Lagerhaltung im Betrieb weitgehend automatisiert werden.
Nachteile
Mobile Zeiterfassung führt zu Kontrolle
Mobile Zeiterfassung setzt Mitarbeiter unter Druck. Sie fühlen sich kontrolliert und können versuchen, das System zu sabotieren, wenn ihnen der Sinn und Zweck der Software nicht verständlich gemacht wird. Dies bedeutet u.U. langwierige Konflikte.
Mobile Zeiterfassung nur mit dem Betriebsrat
Die Einführung von mobiler Zeiterfassung muss mit dem Betriebsrat abgestimmt werden, wenn es einen gibt.
Kategorien: Blackberry, Personal, Wissen, Zeiterfassung
Tags: Fehler, Liquidität, Mobile Zeiterfassung, Nachteile, Rechnungslegung, Vorteile
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timeStamp Zeiterfassung für Projektarbeiter: Pressemitteilung
Die P2 Consult aus Unna hat eine konkrete Lösung für die Zeiterfassung entwickelt, das timeSTAMP. Mit dieser Software kann man einfach und effektiv Arbeitszeiten erfassen und gleichzeitig Projekten und Buchungsarten zuordnen. Am Ende der Woche oder des Monats erstellt man auf Knopfdruck Auswertungen und Übersichten und haben so, Arbeitszeiten und Projektzeiten voll im Griff.
Für wen ist diese Software konzipiert? Für alle Unternehmen, in denen mehrere Mitarbeiter am Tag an unterschiedlichen Projekten arbeiten und die Projekte in der Regel nicht kurzfristig abgeschlossen werden. Die Zielgruppen dabei sind:
- Ingenieur- und Planungsbüros
- PR und Medienagenturen
- Agenturbüros für Grafik und Design
- Softwareunternehmen
- Support und CallCenter-Firmen
Alle Daten werden zugriffgeschützt in einer Datenbank verwaltet und stehen den Projektleitern zur Auswertung zur Verfügung. Sie können nach allen Kriterien der Eingabe auswerten und erhalten so konkrete Zahlen zu einer Projektleistung, oder der Arbeitsverteilung der Mitarbeiter oder einfach einer zeitlichen Gesamtauswertung der Arbeitsleistung.
Quelle: Pressemitteilung, P2 Consult, 25.4.08
Kategorien: Personal, Presse, Zeiterfassung
Tags: Mitarbeiter, Personal, Projekt, Zeiterfassung
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Mobile Zeiterfassung und SMS-Kontkat: Pressemitteilung Virtic
Die virtic GmbH, Spezialanbieter für mobile Zeiterfassungs- und Lokalisierungssysteme, erweitert ihre webbasierte Benutzeroberfläche für mobile Zeiterfassung namens Cockpit um zahlreiche Funktionen: Ab sofort können die Nutzer der mobilen Stechuhr ihre Mitarbeiter direkt per SMS und E-Mail kontaktieren. Zudem stehen der Personalorganisation und Personalplanung weitere praktsiche Anwendungen zur Verfügung, die vor allem Disposition und Abrechnungsprozesse vereinfachen.
„Wir haben das Cockpit nach den Wünschen unserer Kunden weiterentwickelt und um zahlreiche Funktionen ergänzt“
Nach Aussage von Stausberg kann der Nutzer künftig nicht nur Arbeitszeiten und Aufenthaltsorte der Mitarbeiter ermitteln:
„Die neu gestaltete Benutzeroberfläche erleichtert die Personaldisposition und macht in Zukunft die Personalbuchhaltung noch effektiver.“
Mit dem Programm ist es möglich, dem Mitarbeiter eine SMS oder eine E-Mail auf das (Firmen-)Handy zu schicken. Zudem besteht die Möglichkeit, auf Knopfdruck eine Ortung des Mitarbeiters durchzuführen.
„Bei zeitkritischen Anfragen kann unserer Kunde sofort prüfen, welcher Mitarbeiter in der Nähe seines Auftraggebers ist und ihn an den gewünschten Einsatzort schicken. Das spart wertvolle Zeit“
Disposition und Controlling werden effizienter
Ein weiteres neues Feature ist die detaillierte Auflistung der einzelnen Arbeitszeit-Buchungsvorgänge. Neben der Vereinfachung von Kommunikation und Ortung kann nachvollzogen werden, bei welchem Kunden die Mitarbeiter zu welchem Zeitpunkt vor Ort waren. Für Stausberg wird damit nicht nur die Disposition, sondern auch das Controlling deutlich effizienter:
„Diese Innovation ist speziell für virtic-Nutzer interessant, deren Mitarbeiter im Außendienst aktiv sind und mehrere Termine an einem Tag wahrnehmen müssen.“
Über die Benutzeroberfläche kann künftig auch der Auftraggeber Einblick in die Arbeitszeiten der Mitarbeiter erhalten.
„Dies bietet sich vor allem für Kunden an, deren Mitarbeiter wie bei der klassischen Zeitarbeit für mehrere Tage bei den Auftraggebern verweilen. Hierdurch wird ein höchstmögliches Maß an Transparenz gewährleistet“
Webbasierte Software als Steuerungs- und Kontrollinstrument
Beim Cockpit handelt es sich um ein webbasiertes Steuerungs- und Kontrollinstrument für die mobile Zeiterfassung (”mobile Stechuhr”). Webbasiert kann der Kunde von einsehen, wann sich seine Mitarbeiter mit ihrem Handy zur Arbeit an bzw. abgemeldet haben. Das hieraus generierte Datenmaterial wird in Echtzeit über diverse Schnittstellen beispielsweise direkt in die Lohnbuchhaltung eingespeist.
Kategorien: Ortung, Personal, Presse, webbasiert
Tags: Controlling, Kontrolle, Mobile Zeiterfassung, Ortung, Steuerung, webbasiert
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Zeit und Zeitmanagement mit Prof. Dr. Seiwert auf der Messe Personal
Unternehmen und ihre Mitarbeiter stehen buchstäblich unter Strom: Internet, Handy und Co. überbrücken Zeit und Raum und beschleunigen die Arbeits- und Alltagsprozesse. Doch schnell sein ist nicht alles, meint Prof. Dr. Seiwert. „Arbeitswelt und Gesellschaft sind in Sachen Geschwindigkeit und Leistung längst am Limit“, warnt der Experte für Zeitmanagement. In Aktion tritt der vielfach ausgezeichnete Redner am Donnerstag, 10. April, auf der PERSONAL2008: Den Besuchern in der Landesmesse Stuttgart erläutert er sein Konzept des „Life-Leadership“, in dem Freiräume eine zentrale Rolle spielen.
Zeit ist wertvoll. Das drückt schon das bekannte Zitat „Zeit ist Geld“ aus. Doch Prof. Seiwert sieht darin keine umfassende Definition: „Als der Amerikaner Benjamin Franklin 1748 den Satz ‚Zeit ist Geld’ prägte, hatten die ewigen Propheten des Zeitdrucks und der Eile endlich ihr hektisches Motto gefunden. Doch für mich ist Zeit weit mehr als nur Geld. Zeit ist das kostbarste Gut, das wir besitzen. Zeit ist unwiederbringlich, unbezahlbar. Zeit ist Leben!“ erklärt der mehrfache Preisträger.
Prof. Seiwert widerlegt auch die Maxime „Der Schnelle frisst den Langsamen“: „Die Geschichte der New Economy hat eindrucksvoll gezeigt, dass hektische Parolen wie „Get big fast“ oder „Wer bremst, verliert!“ die Unternehmen auf Dauer nicht zum Erfolg, sondern ungebremst in den Abgrund führen“, argumentiert der Zeitexperte. Wer dieses Risiko vermeiden wolle, sollte vorsorglich die Reißleine ziehen – in Form einer bewussten Planung von Auszeiten: „Menschliche Arbeitskraft kann man nicht unendlich beschleunigen oder steigern. Und genau deshalb wird der Ruf nach Langsamkeit und Entschleunigung als Gegenbewegung zum ewigen ‚Schneller, Weiter, Höher’ immer lauter“, meint der Professor. Dabei ginge es jedoch nicht darum, alles nur im Schneckentempo zu erledigen. Gefragt sei hingegen Balance: „Die Fähigkeit, schnell zu sein, wenn es nötig ist, langsam zu sein und zu regenerieren, wann immer es möglich ist.“
„Natürlich ist es in Zeiten von Handy, E-Mail und Co. wichtig, gut erreichbar zu sein“, räumt Prof. Seiwert ein - aber nicht immer und überall: „Wir müssen nicht umgehend auf jede E-Mail reagieren oder rund um die Uhr Anrufe entgegennehmen. Vor allem in der Freizeit gilt: Handy aus – Anrufbeantworter an und einfach nur abschalten und entspannen“, lautet ein praktischer Tipp, den er selbst beherzigt. Denn Zeitmanagement dürfe nicht allein dazu dienen, die Hetze im Leben besser zu organisieren, sondern solle dabei helfen, den eigenen Rhythmus, das eigene Tempo zu finden: „Zeitmanagement, wie ich es verstehe, ist immer ein Konzept ganzheitlicher Lebensführung, das es uns ermöglicht, selbstbestimmt zu leben und nicht nur gelebt zu werden.“
Die Fähigkeiten, die Zeitmanagement vermittele, seien heute als Schlüsselqualifikationen im Beruf und Privatleben unverzichtbar, meint Prof. Seiwert. Personalverantwortliche sollten Mitarbeiter in dieser Hinsicht gezielt fördern. Auch in neuen Arbeitszeitmodellen sieht der Experte, der selbst einmal in der Personalabteilung eines Industrieunternehmens beschäftigt war, eine Erleichterung. „Flexible Arbeitszeiten sind nicht nur für berufstätige Mütter und Väter eine wirkliche Entlastung.“ Doch auch die besten Arbeitszeitmodelle brächten nichts, wenn die Mitarbeiter nicht sinnvoll mit ihrer Zeit umgingen, gibt er zu bedenken.
Weitere Informationen zum Programm und zu den Ausstellern der 9. Fachmesse für Personalmanagement sind im Internet unter www.personal-messe.de erhältlich.
Quelle: Pressemitteilung, Messe Personal, 20.3.08
Kategorien: Management, Messe, Presse
Tags: Messe, Zeit, Zeitmanagement
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Messen: Informationen über mobile Zeiterfassung live
Im Jahr 2008 werden einige große Messen im Bereich Software und mobile Applikationen statt finden (und auch viele kleinere). Auf diesen findet sich immer der eine oder andere Hersteller für Software für mobile Zeiterfassung. Auf den Computer und Service-Messen und auch auf den verschiedenen Branchen-Messen.
- Cebit 4. bis 9. März 2008, Hannover (Computer)
- DACH+HOLZ International 5. bis 8. März 2008, Neue Messe Stuttgart (Dach, Ausbau)
- Personal am 9. und 10. April 2008 in Stuttgart (Personal)
- Facility Management vom 06. bis 08 Mai 2008 in Frankfurt am Main
- Systems vom 21.-24. Oktober 2008 in München (Software)
Auf Computer-Messen findet man immer auch sehr viele andere Software, auf den Branchen-Messen oft nur wenig Software und dazu andere Hilfsmittel.
Vor Ort kann man sich aber immer ein Bild vom Software-Anbieter und von der Lösung machen.
Wissen Sie noch von weiteren Messen auf denen mobile Zeiterfassung vorgestellt wird? Melden Sie sich.
Kategorien: Messe, Personal, Zeiterfassung
Tags: Messe, Mobile Zeiterfassung, Personal, Software
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