Einträge
2009/12/01
Mobile LKW Lohn und Spesenabrechnung von Punch
Abschied von der Zettelwirtschaft
Bei der Sievert Handel Transporte GmbH, einer Sparte der Sievert Baustoffgruppe, müssen Fahrer künftig keine Arbeitsnachweise zur Lohnabrechnung mehr einreichen. Das Unternehmen aus dem westfälischen Lengerich führt derzeit für seine Bordcomputer CarCube des Telematikanbieters Punch Telematix ein Zusatzmodul zur mobilen Lohn- und Spesenberechnung ein. „FleetWatch“ gibt einen transparenten Überblick über die Arbeits-, Lenk- und Ruhezeiten und macht manuelle Aufzeichnungen wie Tages- und Wochenberichte damit überflüssig.
„Wir wollten die Disposition entlasten, damit sich diese stärker auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren kann“
sagt Volker Lauxtermann, Leiter der Niederlassung Lengerich. Mit der Software von FleetWatch rübrige sich nun nicht nur die komplette Erfassungs-Arbeit, auch die Auswertungen der Daten erfolge automatisch. Zu den Auswertungsmöglichkeiten des neuen Moduls zählen Fahrtberichte- und analysen sowie alle Tätigkeiten der Fahrer. FleetWatch ermöglicht dabei auch eine detaillierte Analyse von Kennzahlen-Systemen. Dazu zählen die Ermittlung von Abweichungen für Sollvorgaben je Aktivität, die durchschnittlichen Wartezeiten bei Kunden sowie zeitnahe Nachkalkulationen von Einzeltouren für Plan/Ist-Vergleiche.
Bereits Anfang 2008 hatte Sievert das Telematik-System CarCube von Punch Telematix eingeführt und 220 Lkw mit dem Bordcomputer ausgestattet.
„Ein wichtiges Kriterium bei der Entscheidung war für uns die offene Architektur des Systems, die es uns ermöglicht, jederzeit neue Module integrieren oder externe Geräte anbinden zu können. Dies hat sich bei der Einführung von Fleet-Watch jetzt bewährt“
Für den Niederlassungsleiter besteht der wesentliche Vorteil in dem Wegfall der bisherigen manuellen Prüfung und Erfassung aller Arbeitsberichtsdaten durch Vergleich mit Tachoscheiben sowie der nicht mehr benötigten Übernahme und Auswertung in eine Tabellenkalkulation. Stattdessen werden die Fahrdaten vom Bordcomputer direkt in FleetWatch übernommen und die zum Teil sehr komplexen Lohnberechnungen und Spesenberechnungen automatisch durchgeführt.
„Dies bedeutet eine enorme Zeitersparnis für die Personalabteilung und es sinkt die Fehlerquote“
Punch Telematix präsentiert das neue Modul vom 2. bis 4. März auf der diesjährigen LogiMAT in Stuttgart. Kunden und Interessierte können in Live-Demonstrationen erleben, wie sich FleetWatch in die Arbeitsprozesse integrieren lässt. Darüber hinaus präsentiert Punch Telematix erstmals die webbasierte Version FleetHours, eine abgespeckte Version von FleetWatch, die nicht lokal installiert werden muss, da sie bereits in die webbasierte Backoffice-Anwendung FleetWorks integriert ist. Dank der webbasierten Struktur können die Daten mit einem normalen Browser von jedem Arbeitsplatz aus abgerufen werden.
Quelle: Pressemitteilung 3.2.2010, Punch Telematix Deutschland GmbH
Kategorien: Messe, Presse, webbasiert
Tags: Flottensteuerung, LKW, Mobile Zeiterfassung, Spesenabrechnung, Telematik
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Win Zeit und Scanndy – mobile Zeiterfassung im Handwerk
Die Codex GmbH hat die innovative Zeiterfassungslösung "Win Zeit" entwickelt mit der Mitarbeiterdaten- und Fahrtzeiten mobil und transparent erfasst und dargestellt werden. Durch Win Zeit sparen Handwerkesbetriebe Zeit und Kosten, Bauherren erhalten detaillierte Abrechnungen und Handwerker können sich vermehrt den Kernaufgaben widmen.
Mobile Zeiterfassung mit Scanndy
Die mobile Datenerfassung mit WIN Zeit löst Probleme der Personal- und Arbeitszeiterfassung, da die Daten direkt auf der Baustelle mit dem Barcodescanner und RFID Leser Scanndy erfasst werden. Dies erspart das lästige Notieren auf Stundenzettel. Die Arbeitsaufträge werden zusätzlich mit einem Barcode gedruckt, der für den Auftrag bzw. die Projektnummer steht. Auf der Baustelle wird lediglich per Tastendruck der Barcode gelesen und ganz einfach denjenigen Mitarbeitern, die auf der Baustelle arbeiten, über die Mitarbeiter-Barcode-Liste vom Barcodescanner Scanndy zugeordnet.
Die Stunden-Erfassung erfolgt nun ganz bequem über die Tastatur oder per Start/Stop-Funktion. Optional können den Stunden bestimmte Tätigkeiten zugeordnet werden und gegenüber dem Controlling und Bauherren belegt werden. Anschließend werden die Daten an das Büro übermittelt. Dies geschieht über eine
USB Schnittstelle oder über die Ladestation, falls die Mitarbeiter täglich in der Zentrale sind. Sollten die Geräte im Fahrzeug bleiben, werden die Informationen per WLAN gesendet, sobald es das Betriebsgelände erreicht. Alternativ können die Daten auch per GPRS (Handysignal) weltweit an die Zentrale gesendet werden. So erhalten die Büromitarbeiter und das Controlling stets aktuelle Daten über die Mitarbeiter, die Tätigkeiten und die Baustellen. Sobald die Stunden übermittelt worden sind, können diese vor der Übernahme in die Nachkalkulation überprüft und notfalls korrigiert werden.
Panmobils Scanndy das Zeiterfassungs-Werkzeug
Der mobile Barcodescanner SCANNDY von PANMOBIL steht für leichte Bedienung, so dass auch Computer und Handy unerfahrende SCANNDY sicher und ohne lange Anleitung sofort bedienen können. Für den Einsatz auf Baustellen ist SCANNDY durch das Weichgummigehäuse bestens gerüstet. Spritzwasser geschützt, stabiles OLED Display, das selbst noch bei einem Ablesewinkel von 170º deutlich zu lesen ist, Gürtelclip und das leichte Gewicht machen SCANNDY zum optimalen Scanner im mobilen Einsatz auch unter harten Bedingungen. Zudem kann SCANNDY auch für mobile Inventuren und als RFID-Leser genutzt werden. Die vielseitigen Anwendungsmöglichkeiten des Barcode- und RFID-Lesegerätes steigern somit den Nutzwert.
Quelle: Pressemitteilung, www.panmobil.de, 6.10.09
Kategorien: Presse, RFID, Scanner, Zeiterfassung
Tags: Barcode, Scanner
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Dateneingabe für mobile Zeiterfassung
Viele Möglichkeiten bei der Eingabe
Bei der Eingabe die Qual der Wahl zwischen verschiedenen Technologien, die den Mitarbeitern sehr viele bis keine Freiheiten bei der Eingabe lassen:
Mobile Zeiterfassung mit dem Scanner
Mobile Zeiterfassung mit Scannern beruht darauf, dass Mitarbeiter bei der Eingabe ihrer Arbeitszeiten Datensätze von vorbereiteten Medien (Zettel mit Strich-Codes oder RFID-Chips) scannen. Das bedeutet, dass sie nichts eintippen oder eingeben müssen, es bedeutet allerdings auch, dass sie vor Ort an den mitgebrachten Vorlagen nichts ändern können.
Eigens für mobile Zeiterfassung erdachte Geräte
Es gibt Handgeräte für mobile Zeiterfassung, die alleine für diesen Zweck erdacht wurden, sie nur die Knöpfe, die man zur Eingabe benötigt und erfüllen nur diesen einen Zweck. Ihre Bedienung ist meist einfach und diese Geräte sind stabil und für Baustellen geeignet bzw. sogar mit IP54-Schutz ausgestattet.
Mobile Zeiterfassung mit Handy und PDA
Spezielle Geräte sind allerdings meist teuer als für den weltweiten Massenmarkt produzierte Handys oder PDA. Diese bieten die größte Freiheit bei der Eingabe von nicht geplanten Daten, weil sie Tastaturen oder Touchscreens besitzen. Dann muss man allerdings die Technik beherrschen und die Bedienung erlernen.
Die Qual der Wahl
Bei der Wahl einer dieser Technologien sollte man überlegen, welche und wieviele Eingabe man von den eigenen Mitarbeitern verlangen möchte.
Das hängt auch stark von den Anforderungen des Betriebs ab: Wer nimmt neue Projekte und Aufgaben auf? Ändern sich die Projekte oft und sollen vor Ort neue Aufgaben (Stichwort: “Sonderwünsche des Kunden”) aufgenommen werden, ist eine Eingabemöglichkeit von Vorteil.
Kategorien: Barcode, Handy, PDA, PDA, Palm, RFID, Scanner, Wissen, Zeiterfassung
Tags: Scanner
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Neue Einträge: mobile Zeiterfassung
RT-Time von Timeware aus Österreich bietet RFID-Erkennung von Benutzern und kann webbasiert mobil benutzt werden.
Flintecs T-Server ist eine Telefonlösung zur mobilen und stationären Zeiterfassung.
ELV-Timemaster von ELV-Systemtechnik bietet RFID gestützte Zeiterfassung.
Kategorien: RFID, Zeiterfassung, webbasiert
Tags: Eintrag, Mobile Zeiterfassung, RFID, Software, Telefon, webbasiert
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Geräte für mobile Zeiterfassung mit Zusatzfunktionen
Moderne mobile Geräte bieten weitere Funktionen, die den Mitarbeitern auf der Baustelle und unterwegs nützlich sein können.
- Handys mit Ortungsfunktion lassen sich als Navigationsgerät einsetzen.
- Auf Geräten mit Touchscreen (Smartphones, PDAs) kann man den Kunden die geleisteten Zeiten quittieren lassen. Dies führt zu mehr Verbindlichkeit, auch wenn die rechtliche Gültigkeit einer solchen Unterschrift noch ungeklärt ist.
- Wenn es vom Anbieter der Zeiterfassungssoftware vorgesehen ist, können Mitarbeiter mobil das verbrauchte Material erfassen,
- ein Baustellentagebuch führen (mit dem Gerät geschossene Fotos werden angehängt)
- und Kommentare bzw. Freitexte zu den Gegebenheiten aufzeichnen.
Wenn Sie eine mobile Zeiterfassung einführen, fragen Sie ruhig nach den Zusatzfunktionen der benutzten Geräte und wie diese in Ihrem Geschäft eingesetzt werden können.
Kategorien: Zeiterfassung
Tags: Handy, Material, Mobile Zeiterfassung
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Mobile Zeiterfassung und Controlling
Weiterverarbeitung der Daten
Die Rohdaten (Datum, Uhrzeit und der Meldung, welche Arbeit begonnen oder beendet wurde), sind wenig aussagekräftig. Aus den Uhrzeiten werden für die Lohnbuchhaltung geleistete Arbeitsstunden errechnet und diese auf die Zeitkonten gebucht. Die Überstunden und die Urlaubsplanung werden mit den Arbeitstagen verrechnet.
Controlling
Im Bereich Controlling werden die geleisteten Zeiten mit den Vorgabezeiten (Sollzeiten) verglichen. Aus den Fehlern kann man lernen, Angebote viel genauer zu schreiben.
Im Ergebnis:
- Für den einen Betrieb kann es darum gehen, für einige Arbeiten mehr Geld zu verlangen, um kostendeckend zu arbeiten,
- für den anderen kann feststehen, dass man bei Ausschreibungen noch wettbewerbsfähiger bieten kann.
- Für alle Betriebe gilt, dass im Vergleich der angebotenen Leistungen mit den tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten zu Tage kommt, wo die Arbeitsabläufe noch verbessert werden können (”Abkleben kostet die halbe Arbeitszeit?”) und wo die Mitarbeiter schon sehr schnell sind.
Wenn man einige Zeit Arbeitszeitcontrolling betrieben hat, kann man anfangen, die aktuelle Leistung mit der von vorherigen Perioden zu vergleichen und so die eigenen Arbeits-Abläufe und Strukturen weiter verbessern.
Rechnungslegung
Werden auf einer Baustelle ohne Fixpreisangebot Leistungen (Arbeitszeiten und Material) erbracht, vor Ort erfasst und nach getaner Arbeit mobil an das Büro übertragen, so kann direkt die Rechnungslegung beginnen. Im Idealfall hat der Kunde die Rechnung über seine Leistung am nächsten Tag auf dem Tisch. Damit kann man die Liquidität des Betriebs stark verbessern, selbst wenn nicht alle Kunden sofort bezahlen.
Denn
- Kunden erinnren sich noch sehr gut an die Arbeiten
- Kunden die ein halbes Jahr auf ihre Rechnung warten, sehen sich nicht genötigt schnell zu bezahlen.
- Kunden erhalten einen professionellen Eindruck.
Material-Controlling
Wenn auch Materialverbräuche erfasst werden, führen Abgänge im “mobilen Lager” automatisch zu Bestellvorgängen im Büro oder zu Packaufträgen (beim nächsten Halt am Lager wissen die Mitarbeiter genau, welche Materialien sie nachfüllen müssen!). Damit kann man Leerlauf verhindern, weil wichtige Materialien rechtzeitig nachbestellt wurden.
Kategorien: Personal, Wissen, Zeiterfassung
Tags: Arbeitszeitcontrolling, Controlling, Materialien, Mobile Zeiterfassung, Rechnungslegung
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Für wen eignet sich mobile Zeiterfassung?
Mobile Zeiterfassung mit den Zielen
- Controlling,
- Verbesserung der Angebote
- und Transparenz für den Kunden
eignet sich prinzipiell für jeden Betrieb.
Schon ein Einmann-Betrieb profitiert von sauber erfassten Zeiten die schnell abgerechnet werden können.
Je mehr Mitarbeiter, desto eher amortisiert sich die mobile Zeiterfassung
Tendenziell amortisiert sich eine mobile Zeiterfassung für Betriebe mit mehr als 3 Mitarbeitern, weil die Zeitersparnis im Büro größer wird, je mehr Mitarbeiter abzurechnen sind.
Schließlich erspart die mobile Zeiterfassung das Abtippen von Stundenzetteln und das Führen der Arbeitszeitkonten.
Kategorien: Management, Wissen, Zeiterfassung
Tags: Controlling, Mitarbeiter, Mobile Zeiterfassung, Rechnung, Transparenz
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Was kostet mobile Zeiterfassung?
Die Kosten für mobile Zeiterfassung hängen natürlich von der gewählten Lösung und von der Anzahl der Mitarbeiter ab. Die Spannbreite ist sehr groß es gibt Lösungen von 0€ bis hin zu welchen, die fünstelligen Beträge für Lizenzen kosten. Dann gibt es Mietmodelle (ASP), bei denen ein monatlicher Betrag für die Nutzung der Software entrichtet wird.
Geräte kostengünstig
Die Kosten für die Geräte sind gering, ca. 100€ für PDA/ Handy, vom Handy-Provider geförderte Geräte gibt es ab 0€. Baustellengerechte, IP54 klassifizierte Handys sind im Handel ab 150€ zu kaufen, spezielle Hardware, die für die Zeiterfassung und die besonderen Bedingungen auf der Baustelle entwickelt wurde, gibt es ab 500€ zu kaufen.
Datenkosten
Werden Daten über das Handynetz (GPRS/UMTS) übertragen fallen Kosten für Datenpakete an, es gibt Verträge mit einem bestimmten Kontingent an Übertragsungsvolumen ab 10€ pro Monat.
Nicht an Schulungen sparen!
Neben den Kosten für Lizenzen und Geräte sollte man auch in Schulungen für die Mitarbeiter investieren, denn gerade an den Mitarbeitern entscheidet sich ob mobile Zeiterfassung Erfolg hat.
Kategorien: Personal, Wissen, Zeiterfassung
Tags: Baustelle, Kosten, Lizenzen, Mobile Zeiterfassung
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Mobile Zeiterfassung und Datenübertragung?
Datenfluss in zwei Richtungen
Bei mobiler Zeiterfassung sendet man Daten in 2 Richtungen: vom mobilen Erfassungsgerät (sei es ein PDA, Handy, Scanner oder RFID-Leser) des Mitarbeiters zum Büro werden Arbeitszeiten und eventuell weitere erfasste Daten (wie z.B. der Materialverbrauch) übertragen.
Vom Büro auf die Handgeräte der Mitarbeiter werden Projekte, Aufgaben und die Daten der Kunden geschickt, damit Mitarbeiter wissen, welche Aufgaben sie bei welchem Kunden erledigen sollen.
Handynetz oder Kabel
Je nachdem welche Gerätearten und Software gewählt werden, gibt es die Möglichkeit die Daten über das Handynetz (GPRS/UMTS/Internet) zu übertragen oder über ein Kabel im Büro.
Werden die Arbeitszeiten über das Handynetz übertragen, sind sie in echtzeit im Büro und können dort direkt weiterverarbeitet werden. Dies gilt auch für aktualisierte Auftragsdaten, die den Mitarbeitern dann auch sofort zur Verfügung stehen.
Die Übertragung über ein Kabel eignet sich daher hauptsächlich für Betriebe, deren Mitarbeiter regelmäßig am besten täglich im Büro sind.
Kategorien: Geräte, Wissen, Zeiterfassung
Tags: Daten, GPRS, Handy, Mobile Zeiterfassung, UMTS
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Vor- und Nachteile von mobiler Zeiterfassung
Lohnt sich die Einführung einer mobilen Zeiterfassung?
Es gibt Vorteile und Nachteile, die man bei der Entscheidungsfindung beachten sollte.
Vorteile
Mobile Zeiterfassung spart Aufwand und Fehler
Mobile Zeiterfassung hat viele Vorteile, aber der wichtigste Vorteil ist, dass die Stundendaten, die später am PC weiterverarbeitet werden, gleich beim Entstehen digital erfasst werden. Damit fällt zum einen der doppelte Aufwand für das eigenhändige Aufschreiben und das Erfassen der zum Teil schwierig lesbaren Zettel weg, zum anderen kostet das Tippen Zeit und ist eine weitere Fehlerquelle.
Mobile Zeiterfassung ist einfacher
Die direkte Computer-Erfassung von Stunden und Aufgaben ist viel einfacher als das Ausfüllen von Stundenzettel und wird sofort und damit präziser durchgeführt, als am Ende der Woche (dann wenn sich die Mitarbeiter nicht mehr an einzelne Aufgaben und Zeiten erinnern können und sie aus dem Kopf aufschreiben).
Mobile Zeiterfassung ist schneller
Durch die direkte Übertragung per Handynetz liegen die Stundenzettel in echtzeit vor, auch von den Mitarbeitern, die auf Montage arbeiten und oft wochenlang nicht ins Büro kommen.
Mobile Zeiterfassung erhöht die Liquidität
Wird die mobile Zeiterfassung mit der automatischen Rechnungslegung verbunden, kann dies die Liquidität eines Betriebs deutlich verbessern, weil Kunden ihre Rechnungen schneller erhalten und schneller bezahlen.
Mobile Zeiterfassung gewinnt Vertrauen
Ein nicht direkt monetär auszudrückender Vorteil der mobilen Zeiterfassung ist ein Vertrauensgewinn beim Kunden, denn der sieht, dass die Zeiten korrekt erfasst werden.
Mobile Zeiterfassung verwaltet auch das Lager
Wird neben der Arbeitszeit auch der Materialverbrauch erfasst, wie einige Systeme es anbieten, kann die Lagerhaltung im Betrieb weitgehend automatisiert werden.
Nachteile
Mobile Zeiterfassung führt zu Kontrolle
Mobile Zeiterfassung setzt Mitarbeiter unter Druck. Sie fühlen sich kontrolliert und können versuchen, das System zu sabotieren, wenn ihnen der Sinn und Zweck der Software nicht verständlich gemacht wird. Dies bedeutet u.U. langwierige Konflikte.
Mobile Zeiterfassung nur mit dem Betriebsrat
Die Einführung von mobiler Zeiterfassung muss mit dem Betriebsrat abgestimmt werden, wenn es einen gibt.
Kategorien: Blackberry, Personal, Wissen, Zeiterfassung
Tags: Fehler, Liquidität, Mobile Zeiterfassung, Nachteile, Rechnungslegung, Vorteile
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