Optimierte Service-Einsatz-Verifizierung mittels Telefon

Unternehmen mit mehreren Shops oder Filialen müssen diese regelmäßig reinigen. Diverse Reinigungstätigkeiten werden dabei von externen Service-Mitarbeitern übernommen. Für Transparenz bei den Einsätzen dieser Service-Mitarbeiter sorgt der Geschäftsprozess „Service-Einsatz-Verifizierung“.

Das Mannheimer IT Unternehmen Flintec entwickelt Hightech Lösungen zur Optimierung des Geschäftsprozesses „Service-Einsatz-Verifizierung im Abgleich mit Zeit- und Ortsvorgaben“. Dies bedeutet, der Prozess wird automatischer, schneller, kontrollierter, transparenter, und dennoch wirtschaftlicher als bisher gestaltet.

Der Abgleich dient dem Vertragserfüllungsnachweis und der Qualitätskontrolle. Wenn der Abgleich einen Mangel anzeigt, wird der Mangel schriftlich dokumentiert und eskaliert. Das heißt er wird per eMail oder SMS weitergeleitet. Ein wichtiger Zweck der Eskalation ist es, einen Ersatz zu organisieren.

Die Erfassung der Zeit erfolgt an festen Einsatzorten mittels Telefonapparat (fest oder mobil), d.h. jedem Ort ist ein definierter Telefonapparat (Festnetz-Telefonapparat an TK-Anlage / Telefonnetz oder GSM-Handy) zugeordnet. Die Erfassung des Ortes erfolgt implizit über die ANI (Anrufer-Telefon-Nr). Es wird der Service-Einsatz verifiziert, nicht der einzelne Mitarbeiter.

Presse-Optimierte Service-Einsatz-Verifizierung mittels Telefon

Beispielkunde #1 mit 620 Einsatzorten: Hier nutzt der Service-Mitarbeiter einen Festnetz-Telefonapparat, der in jedem Shop installiert ist. In jedem Shop wird dieselbe Telefon-Nr gewählt: (0180x) 118811x. Das „x“ steht für die Reinigungsart. Nach der Wahl wird der Anruf von der Gegenseite wahrgenommen und eine freundliche Stimme sagt: „Ihr Anruf wurde registriert“. Der Anruf wird von der Gegenseite nicht angenommen und bleibt daher gebührenfrei.

Beispielkunde #2 mit 180 Einsatzorten: Hier nutzt der Service-Mitarbeiter hingegen ein mobiles Handy, das in jedem Shop hinterlegt ist. In jedem Shop wird derselbe Anruf durch Drücken der Ziffer „2“ ausgelöst. Auf der Ziffer ist die Ziel-TelefonNr des Telefon-Servers gespeichert. Nach der Wahl wird der Anruf von der Gegenseite angenommen und eine freundliche Stimme sagt: „Ihr Anruf wurde registriert“. Der Anruf ist über die Telefon-Flatrate abgedeckt.

Flintec entwickelt die Lösung „Service-Einsatz-Verifizierung“ individuell entsprechend den Anforderungen des Kunden innerhalb von 4 Wochen. Flintec betreibt die Telefonie-Lösung als Cloud-basierten Managed Service.

Quelle: Pressemitteilung, Flintec IT GmbH, Mannheim, 02.09.2015

Zeiterfassungs-Stempelregeln erklärt

Im Flintec’sche Stempeldiagramm

Das Flintec’sche Stempeldiagramm dient der grafischen Darstellung von Zeiterfassungsregeln.

Bei dem simpelsten Szenario der Erfassung der Zeit ist der Mitarbeiter definiert (zu Hause, Urlaub, krank) oder befindet sich in dem Zustand „arbeitend“. Zeitlich erfasst werden sollen die Übergänge zwischen den Zuständen. Diese Übergänge werden üblicherweise Buchungscodes genannt (z.B.: „kommen“ oder „gehen“).

Presse-Stempeldiagramm-komplexes Szenario+simples Szenario

Das oben genannte simpelste Szenario ist um eine Vielzahl von Arbeitszuständen und entsprechenden Übergängen (d.h. Buchungscodes) erweiterbar. Eine sehr gängige Erweiterung stellt der Zustand „in Pause“ dar. Der entsprechende Übergang lautet „Pause Beginn“ (oder „gehen“) und „Pause Ende“ (oder „kommen“). Weitere betrieblich bedingte Erweiterungen sind die Zustände „auf Dienstgang“, „auf Dienstreise“, „im Kundeneinsatz“ oder, „im Home Office“.

Die Zeiterfassungsregeln, die in einem Unternehmen vereinbart sind, werden in der grafischen Darstellung des Flintec’schen Stempeldiagramms auf einfache Art sichtbar gemacht.

Interessant ist dies nicht nur für jene, die die vereinbarten Regeln beachten sollen. Auch jene, die die Regeln festlegen, profitieren von der grafischen Darstellung, denn auf dem Flintec’schen Stempeldiagramm lassen sich funktionierende aber auch unlogische Überlegungen sofort auf einen Blick erkennen.

Das Flintec’sche Stempeldiagramm ist auf sämtliche Formen der Erfassung der Zeit anwendbar.

Ob Zeiterfassung via stationärer Terminals (KABA, PCS), mobil oder per Telefon, die Zeiterfassungsregeln des jeweiligen Unternehmens sind stets grafisch darstellbar. Flintec InformationsTechnologien GmbH ist ein erfahrener und kompetenter Entwickler und Anbieter von innovativen Telefonie- und Kommunikations-Technologien und -Lösungen „Made in Germany“.

Quelle: Pressemitteilung, Flintec IT GmbH, Mannheim, 25.08.2015

Zeiterfassung für zu Hause

Die moderne Familie ist berufstätig – und das meist in Vollzeit. Wer das bisschen Freizeit lieber mit den Lieben verbringt, als sie in Haushalt und Garten zu investieren,
verschafft sich Erleichterung durch verschiedene Hausangestellte: die Haushalts-, Putz-, Pflege- oder Gartenhilfe, den Babysitter oder die Zugehfrau.

Alle diese alltagserleichternden Dienstleister werden in der Regel nach ihrem Zeitaufwand entlohnt. Nach dem jetzigen Stand des Milogs (Mindestlohngesetz) müssen Privathaushalte auch den Mindestlohn zahlen, müssen jedoch die Zeiten nicht protokollieren. Ein Protokollieren für den Eigengebrauch ist allerdings manchmal sinnvoll.

Presse-Zeiterfassung für zu Hause

Kommt man zum Beispiel nach Hause und das Haus ist nur teilweise gereinigt, kann man sich darüber wundern oder auf ein Zeitprotokoll schauen (wenn eines vorhanden ist). Zeigt dies auf, dass die Putzhilfe lediglich eine halbe Stunde vor Ort war, sind eventuelle Fragen sofort geklärt. Hat man gegebenenfalls den Eindruck, dass die Haushaltshilfe bei ihren Zeiten mogelt, schafft die Zeiterfassung für zu Hause schnell Klarheit. Vertrauen ist bekanntlich gut, Kontrolle jedoch besser. Sie stellt gepaart mit Transparenz die Basis-Elemente von Sicherheit dar. Hierfür benötigt man lediglich ein Telefon, das meistens schon vorhanden ist.

Bedienung

Auf dem Haustelefon werden zwei vorprogrammierte Speichertasten mit einer Ziffernfolge für das Zieltelefon gefolgt von einem Funktionscode für „kommen“ und „gehen“ belegt. Die Haushaltshilfen drücken eine Speichertaste für „kommen“ bzw. eine für „gehen“. Daraufhin bestätigt eine freundliche Stimme: „Wir haben Ihren Anruf registriert.“ Innerhalb des Cloud-basierten Managed Service für die Zeiterfassung per Telefon, den das Mannheimer IT Unternehmen Flintec anbietet, fallen für diesen Anruf KEINE Kosten an. Nicht etwa, weil diese in dem Pauschalpreis inklusive sind, sondern weil der Anruf von vornherein kostenfrei gestaltet wird. Lästige Abrechnungsvorgänge werden somit vermieden.

Per Browser erhält der Haushaltchef Zugriff auf den Zeiterfassungseport. Die erfassten Buchungen werden in einer übersichtlichen Tabelle geordnet. So kann man das jeweilige Datum, die Kommen- Buchung, die Gehen-Buchung und den Saldo verifizieren.

Kosten

Der Service für die Zeiterfassung per Telefon für zu Hause kostet bei einer Haushaltskraft, die z.B. 2x wöchentlich kommt, € 25 im Jahr. Dies entspricht € 0,12 pro Buchung. Zusammengefasst heißt das: das Mannheimer IT Unternehmen Flintec bietet mit seinem Service der Zeiterfassung für zu Hause Transparenz und vor Allem Sicherheit – einfach und preiswert. Der Arbeitsalltag kann so mit einer Sorge weniger bestritten werden und der Feierabend lässt sich auch gleich unbeschwerter genießen.

Quelle, Pressemitteilung, Flintec IT GmbH, Mannheim, 18.08.2015