Erklärungen und Hilfe zum Thema mobile Zeiterfassung

Wir machen Softwareprodukte zur mobilen Zeiterfassung vergleichbar, in dem wir für jedes Produkt die wichtigen Merkmale aufzählen.

Erfassungsgenauigkeit

Zeiterfassung erfolgt zu verschiedenen Zwecken und mit unterschiedlicher Genauigkeit. Man unterscheidet grob zwischen: Kommt-Geht-Erfassung, Auftragsgenauer und Aufgabengenauer Erfassung.

Kommt-Geht-Erfassung dient der reinen Erfassung der Arbeitszeit, es wird nur festgehalten, wie lange ein Mitarbeiter im Betrieb ist. Diese Zeiten werden zur Berechnung von Lohn und Gehalt und zum Führen von Zeitkonten benutzt.

Auftragsgenaue Erfassung bedeutet, dass neben der Gesamtarbeitszeit eines Mitarbeiters auch erfasst wirt, für welches Projekt, welchen Kunden oder welchen Auftrag der Kunde gerade arbeitet.
Damit können erste Schritte des Controlling durchgeführt werden, nämlich der Vergleich des Geplanten Zeitrahmens mit der tatsächlich benötigten Arbeitszeit.

Aufgabengenau Erfassung ist die Erfassung der Dauer einzelner Arbeitsschritte eines Auftrags oder Projekts. Auf diesen Daten kann ein genaues Controlling statt finden, das nicht nur feststellt, dass für ein Auftrag mehr Zeit verbraucht wurde als veranschlagt, sondern auch in welchem/welchen Arbeitsschritten dies passiert ist.
Aus diesen Erfahrungen heraus können zukünftige Aufträge sauberer kalkuliert werden.
Diese Art der Zeiterfassung hat allerdings den Nachteil, dass Mitarbeiter ihre Arbeit öfter unterbrechen müssen, um die Zeiterfassung zu bedienen. Zwischen den Bedürfnissen des Controlling und des Arbeitsflusses muss also eine Abstimmung erfolgen.

Maschinenzeiterfassung neben den Arbeitszeiten der Mitarbeiter wird auch die Nutzungsdauer und die Auslastung der Maschinen gemessen. Damit kann man die Maschinenkosten Kostenstellen zuweisen und den Maschinenpark besser verwalten (z.B. im Hinblick auf Ersetzung und Wartungsarbeiten).

Erfassungsvorgehen

Die Arbeitszeiten können mobil auf verschiedenen Wegen erfasst werden:

Die Projekte und Aufgaben können in vorgeplanten Projekten vorliegen, die ein Mitarbeiter lediglich auswählen muss.

Etwas flexibler ist die Erfassung, wenn man auf der Baustelle Projektdaten hinzufügen kann, z.B. zusätzlich vom Kunden bestellte Aufgaben oder ganze Projekte.

Wenn nicht nur Projektdaten sondern auch Personen hinzugefügt werden können, ist die Erfassung am flexibelsten. Das bedeutet aber auch, dass Mitarbeiter mehr Verantwortung tragen, die richtigen Daten einzutragen.

Zusatzfunktionen

Einige Programme haben mehr, andere weniger der von uns zugrunde gelegten Funktionen. Das an sich heisst aber noch nicht, dass eine Software mit weniger Funktionen nicht für Ihren Betrieb weniger gut geeignet ist!

Die folgenden Funktionen werden oft mit der mobilen Zeiterfassung zusammen angeboten:

Kalkulationsfunktionen: Die Möglichkeit Angebote zu kalkulieren oder zu schreiben.

Rechnungslegung: Aus den erfassten Daten die Rechnung für den Kunden zu erzeugen.

Materialerfassung: Benötigte Materialien aufzunehmen, für die Rechnungslegung und die Nachbestellung im Büro.

Statistische Auswertungen: Die Möglichkeit mehr über Arbeitszeiten, Projekterfolg, Fehlzeiten, ... herauszufinden.

Controlling: Stuerung des Projekterfolgs auf der Basis der erfassten Zahlen.

Lohnprogramm: Weiterverarbeitung der erfassten Arbeitszeiten zur Lohnberechnung und -Abrechnung.

Baulohn: Spezille Lohnberechnung für das Bauhaupt- und Nebengewerbe.

Zeitkkonten: Festhalten der Gesamtarbeitszeit eines Mitarbeiters mit Verrechnung von Überstunden, Fehlzeiten und Urlaubstagen.

Ortung: Erfassung des Ortes an dem eine Buchung durchgeführt wird. So kann verglichen werden, ob ein Mitarbeiter, der auf dem Gerät eingibt, dass er mit der Arbeit beginnt, tatsächlich auf der Baustelle ist.

Schnittstellen zu anderen Programmen: Die Projektdaten sowie die erfassten Arbeitszeiten werden in anderen Programmen erzeugt oder sollen in anderen Programmen weiterverarbeitet werden. Dazu müssen die Daten zwischen Programmen ausgetauscht werden können.

Fahrtenbuch: Aus den Fahrten mit dem PKW kann eine Software, die Ortung unterstütz oder die auf ein eigenes Gerät im KFZ zurückgreift, das Fahrtenbuch führen. Schließlich werden alle Bewegungen erfasst und sowieso mitgeschrieben. Das lästige Ausfüllen vom Fahrtenbuch entfällt, die Daten sind genauer und auch das Finanzamt kann gegen diese Lösung nichts haben.

Reisekostenabrechnung: Die direkte feststellung der Reisekosten ist ein weiterer Schritt nach der Erstellung des Fahrtenbuchs. Hier werden zu den erfasste Strecken auch noch die Übernachtungen protokolliert. Schließlich kann ein Mitarbeiter aus Hamburg, der sein Auto in München abends parkt und morgends damit in München weiterreist, nicht in der Zwischenzeit zuhause gewesen sein. Beide Möglichkeiten ersparen dem Mitarbeiter Arbeit und lassen weniger Gestaltungsspielraum.

Geräte

Aufgezählt werden alle Arten von mobilen Geräten, auf denen die Software eines Herstellers läuft. Unter Umständen bedeutet das, dass verschiedene Versionen des Programms für verschiedene Geräte zur Verfügung stehen, die sich in Bedienung und Umfang unterscheiden.

Handy: Wenn die Erfassungssoftware für Handys erstellt wurde, erscheint diese Kategorie im Artikel des Anbieters. Welcher Handytyp genau benötigt wird und ob man mit bestehenden Geräten arbeiten kann, erfahren Sie beim jeweiligen Hersteller.

Scanner: Scanner sind Lesegeräte für Strichcodes die ausgedruckt werden.

Spezialgeräte: Einige Hersteller entwickeln spezielle tragbare Geräte, die nur der Zeiterfassung dienen.

Smartphone sind handliche Geräte mit iOS (iPhone), Android, Windows oder anderen Betriebssystemen. Diese Geräte werden hauptsächlich wegen der Kalender und Notizbuchfunktion genutzt, dienen aber auch als Plattform für weitere Apps (wie zur Zeiterfassung).

RFID Transponder und Leser: RFID ist ein System zum berührungslosen Auslesen von Erkennungsdaten durch elektromagnetische Wellen. Der Mitarbeiter erhält eine Erkennungsmarke (oder auch Marken für unterschiedliche Porjekte/Arbeitsgänge) und hält diese an das Lesegerät. Das Lesegerät speichert das Datum und die Uhrzeit sowie die Kennung der Marke.

iBeacon ist ein kleiner Sender, der die Ortung in geschlossenen Räumen erlaubt. Geräte empfangen die eindeutige Kennung des iBeacon, wenn sie in die Nähe kommen und können dann programmierte Funktionen aufrufen (z.B. "Person ist am Arbeitsplatz angekommen). Mehr zu iBeacon bei Wikipedia.

NFC Die Nahfeldkommunikation (Near Field Communication, Abkürzung NFC) ist ein internationaler Übertragungsstandard zur Datenübertragung per Funktechnik über kurze Strecken von wenigen Zentimetern. Viele moderne Handys sind bereits damit ausgestattet. Mehr zu NFC bei Wikipedia.

Biometrische Erkennung: Wo man sich normalerweise mit einer Personalkarte oder einer RFID-Marke ausweist, reicht bei biometrischen Systemen der Fingerabdruck.

Desktop PC: Zeiterfassungssysteme die auch das Einbuchen von Mitarbeitern erlauben, die am Rechner im Büro sitzen.

Terminal: Buchungscomputer die fest (oder mobil) installiert sind, an denen sich die Mitarbeiter ausweisen müssen.

Übertragung

Die Art, wie erfasste Daten zum einen und zu erfassende Projektedaten zum anderen zum mobilen Gerät kommen unterscheidet die Lösungen ganz besonders.

Kabel: Das Gerät wird im Büro oder am Heimarbeitsplatz des Mitarbeiters an den PC angeschlossen und per Kabel ausgelesen.

Dockingstation: Statt das Gerät an ein Kabel anzuschließen, wird es in eine Dockingstation gesteckt und dann ausgelesen.

SMS: Die Daten werden per SMS vom Handy versandt.

Internet/GPRS: Das Gerät benutzt das Internet (z.B. über die Handynetze) um Daten zu senden und zu empfangen.

Unterstützte Betriebssysteme

Hier wird das Betriebssystem der Steuerungssoftware aufgetragen. Welche (mobilen) Betriebssysteme die mobile Software unterstützt erfährt man beim Hersteller. Grobe Hinweise gibt die Art der unterstützten Geräte (siehe oben).

Windows Windows 98, ME, XP oder Vista, Details beim Hersteller.

Linux: Unterstützung für verschiedene Typen von Linux.

Mac: Unterstützung von Mac OS

Unabhängig: Keine Installation auf einem lokalen PC, kann z.B. im Browser, von beliebigen Betriebssystemen aus benutzt werden.

Bezahlarten

Der Abschnitt "Bezahlarten" zeigt, welches Zahlmodell ein Hersteller zugrunde legt. Service- und Pflegepauschalen nicht inbegriffen.

Pro Benutzung: Man bezahlt nur, wenn man die Software tatsächlich nutzt, z.B. pro Erfassungsvorgang.

Softwaremiete: Mit einem festen monatlichen Beitrag bezahlt man die Benutzung der Software solange man sie benötigt. Meistens ist in diesem Modell die Benutzung der jeweils aktuellsten Version der Software inbegriffen. Das bezieht die Nutzung von "Software as a Service (SAS)" oder "Application Service Providing (ASP)" mit ein.

Lizenzmodell: Man kauft eine (oder mehrere) Lizenzen zur Benutzung der Software.