Mobilität und Flexibilität bei der Zeiterfassung mit Flintec

Mit der mobilen Zeiterfassung von Flintec wird die Zeit lückenlos erfasst: Überall und jederzeit. Ob im Büro oder beim Außeneinsatz, die Mitarbeiter können die Buchungen per Telefon, Smartphone oder GPS-Gerät durchführen. Die mobile Lösung von Flintec sorgt für die notwendige Flexibilität im Arbeitsalltag bei der Zeiterfassung.

Mobile Lösung
Beginnt der Arbeitstag im Betrieb, ist eine stationäre Zeiterfassung der Normalfall. Oftmals beginnt der Arbeitstag jedoch mit einer Fahrt zum Kunden. Hier kommt die mobile Zeiterfassung ins Spiel. Die mobile Lösung von Flintec ermöglicht eine ortsunabhängige Erfassung und ist kompatibel zu bestehenden stationären Zeiterfassungssystemen von dormakaba und PCS. „Mobile Lösungen sind meistens individuelle Lösungen, denn sie fordern eine erhöhte Funktionalität und damit verbundene Komplexität“ sagt Geschäftsführer Lucien Feiereisen. „Unsere Kunden suchen einen Partner, der sie begleitet und auf ihre kundenindividuellen Anforderungen eingeht.“

Geräte- und Netzvielfalt
Die mobile Erfassung erfolgt per Telefon, Smartphone (native Android App, native iOS App, Web App) oder GPS-Gerät. Die Auswahl der Geräte- und Netzvielfalt überlässt Flintec den Kunden. „Die Lösungen müssen mobil, flexibel und einfach sein“ erklärt Feiereisen. „Mobilität ist von der Zeiterfassung nicht mehr wegzudenken.“ Auf Kundenwunsch wird die mobile Zeiterfassung durch eine punktuelle Erfassung des Ortes per GPS oder NFC ergänzt.

Online- und Offlinemodus
Ein Funkloch oder eine instabile Internetverbindung – wer kennt das nicht? Für die mobile Zeiterfassung von Flintec kein Problem. Denn für die eigentliche Buchung ist eine bestehende Internetverbindung nicht notwendig. Im Online- und Offlinemodus wird die Zeit lückenlos erfasst, verschlüsselt gespeichert und bei bestehender Internetverbindung automatisch übertragen. Die lückenlose Erfassung sorgt für Verfügbarkeit und Zuverlässigkeit bei der mobilen Lösung.

Buchungsfunktionen und Echtzeitinformationen
Die Buchungsfunktionen der mobilen Zeiterfassung werden an die Anforderungen des Arbeitsalltags angepasst und von Flintec im Stempeldiagramm abgebildet. Eine Erweiterung der Standard-Buchungsfunktionen (Kommen/Gehen, Dienstgang) durch auftrags- und tätigkeitsspezifische Buchungsfunktionen (z.B. Aufspaltung des Dienstgangs in Fahrt und Einsatz) ist bei der Erfassung per App möglich. Darüber hinaus ermöglicht die Erfassung in Echtzeit eine zeitgleiche Überprüfung der Buchungen sowie eine Plausibilitätsprüfung der erfassten Daten.

Quelle: Flintec Informations Technologien GmbH, Mannheim

Komplette Erfassung direkt auf der Baustelle

Lückenlose Dokumentation, umfassendes Controlling durch mobile Bauerfassung

Neben der reinen Erfassung der Arbeitszeiten wird es immer wichtiger, eine komplette Dokumentation aller relevanten Baustellendaten direkt vor Ort aufzunehmen und zu verwalten.

Die TIM Bauerfassung ermöglicht durch den modularen Aufbau die Auswahl und Kombination der für den Kunden relevanten Funktionen. So können neben der Erfassung der Mitarbeiterzeiten auch der Verbrauch von Material oder Artikeln ermittelt sowie Einsatzzeiten von Maschinen erfasst werden. Notizen, Textbausteine (z. B. Wetterlage) und auf der Baustelle erstellte Fotos können ebenfalls den Projekten zugeordnet werden. Diese werden automatisch an die TIM Zeitmanagementsoftware in der Firma übertragen; hier werden dann die Projektdaten zu den gewünschten Auswertungen und Berichten zusammengefasst.

TIM Bauerfassung auf einen Blick:

  • Erfassung von Mitarbeitern, Projekten und Tätigkeiten
  • Erfassung von Artikeln, Material und Maschinen
  • Erfassung von Texten und Fotos mit Zuordnung zu den Projekten
  • Live- oder Nacherfassung
  • Komfortable Filterfunktion auch bei umfangreichen Stammdaten (z. B. Artikellisten)
  • Intuitive Menüführung
  • Umfassende Berichtsmöglichkeiten (z. B. Bautagebuch)
  • Intuitive Menüführung
  • App für iOS- und Android-Smartphones oder -Tablets
  • App für Windows in Vorbereitung 

Quelle: Pressemitteilung, ECHTZEIT ZEITMANAGEMANT GmbH, 27.5.2016

Flintec hat eine native iOS App für mobile Arbeitszeiterfassung entwickelt

Mobile Zeiterfassung – jetzt für alle gängigen Smartphone
Betriebssysteme

Flintec IT liefert als strategischer Technologie-Lieferant bereits seit Jahren Zeiterfassungslösungen in Ergänzung zu den stationären Zeiterfassungs-Terminals seines Partners PCS. Für die telefonische und die mobile Zeiterfassung unterstützt Flintec Telefonapparate, Handys, Web-Browser oder Smartphones. Flintec‘s WebApp und die native App für Android Smartphones sind bereits auf dem Markt er mobilen Zeiterfassung etabliert. Nun wird das Äquivalent für Apple‘s iPhone inZusammenarbeit mit dem Partner PCS freigegeben.

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Sowohl online, als auch offline buchen

Wie die WebApp oder die AndroidApp, funktioniert auch die iOS App von Flintec sowohl online, als auch offline. Im Offlinemodus werden alle Buchungen lokal auf dem iPhone gespeichert. Sobald wieder eine Internetverbindung besteht, wird die Datenübertragung automatisch ausgelöst. Die Buchungen werden dann auf den Flintec T-Server weiter gegeben. Dieser überträgt sie wiederum über die Schnittstellen PCS Intus Com in die angeschlossenen Zeitwirtschaften (z.B. SAP/HR, Tisoware.Zeit, Veda Zeit, Bedatime). Die App für das iPhone ist ebenfalls kompatibel zu dem optionalen Tool Flintec T-Inspect, mit dem alle mobil erfassten Buchungen inspiziert werden können. Flintec steht für Flexibilität in der Software Entwicklung Die Software Entwickler des Hauses Flintec berücksichtigen bei der iOS App die individuellen Anforderungen ihrer Kunden. Das bedeutet, Features wie Buchungsfunktionen, Logos, Icons und auch der Hintergrund lassen sich auf Wunsch konfigurieren. Darüber hinaus ist die App multilingual ausgerichtet und ist somit, neben Deutsch, auch in den Sprachen Englisch, Spanisch und Französisch ausführbar.

Mit der iPhone App ist das Portfolio der Zeiterfassung (per Telefon und mobil) der Flintec IT GmbH nun vollständig.

Quelle: Pressemitteilung, Flintec IT GmbH, Mannheim, 15.02.2016

Optimierte Service-Einsatz-Verifizierung mittels Telefon

Unternehmen mit mehreren Shops oder Filialen müssen diese regelmäßig reinigen. Diverse Reinigungstätigkeiten werden dabei von externen Service-Mitarbeitern übernommen. Für Transparenz bei den Einsätzen dieser Service-Mitarbeiter sorgt der Geschäftsprozess „Service-Einsatz-Verifizierung“.

Das Mannheimer IT Unternehmen Flintec entwickelt Hightech Lösungen zur Optimierung des Geschäftsprozesses „Service-Einsatz-Verifizierung im Abgleich mit Zeit- und Ortsvorgaben“. Dies bedeutet, der Prozess wird automatischer, schneller, kontrollierter, transparenter, und dennoch wirtschaftlicher als bisher gestaltet.

Der Abgleich dient dem Vertragserfüllungsnachweis und der Qualitätskontrolle. Wenn der Abgleich einen Mangel anzeigt, wird der Mangel schriftlich dokumentiert und eskaliert. Das heißt er wird per eMail oder SMS weitergeleitet. Ein wichtiger Zweck der Eskalation ist es, einen Ersatz zu organisieren.

Die Erfassung der Zeit erfolgt an festen Einsatzorten mittels Telefonapparat (fest oder mobil), d.h. jedem Ort ist ein definierter Telefonapparat (Festnetz-Telefonapparat an TK-Anlage / Telefonnetz oder GSM-Handy) zugeordnet. Die Erfassung des Ortes erfolgt implizit über die ANI (Anrufer-Telefon-Nr). Es wird der Service-Einsatz verifiziert, nicht der einzelne Mitarbeiter.

Presse-Optimierte Service-Einsatz-Verifizierung mittels Telefon

Beispielkunde #1 mit 620 Einsatzorten: Hier nutzt der Service-Mitarbeiter einen Festnetz-Telefonapparat, der in jedem Shop installiert ist. In jedem Shop wird dieselbe Telefon-Nr gewählt: (0180x) 118811x. Das „x“ steht für die Reinigungsart. Nach der Wahl wird der Anruf von der Gegenseite wahrgenommen und eine freundliche Stimme sagt: „Ihr Anruf wurde registriert“. Der Anruf wird von der Gegenseite nicht angenommen und bleibt daher gebührenfrei.

Beispielkunde #2 mit 180 Einsatzorten: Hier nutzt der Service-Mitarbeiter hingegen ein mobiles Handy, das in jedem Shop hinterlegt ist. In jedem Shop wird derselbe Anruf durch Drücken der Ziffer „2“ ausgelöst. Auf der Ziffer ist die Ziel-TelefonNr des Telefon-Servers gespeichert. Nach der Wahl wird der Anruf von der Gegenseite angenommen und eine freundliche Stimme sagt: „Ihr Anruf wurde registriert“. Der Anruf ist über die Telefon-Flatrate abgedeckt.

Flintec entwickelt die Lösung „Service-Einsatz-Verifizierung“ individuell entsprechend den Anforderungen des Kunden innerhalb von 4 Wochen. Flintec betreibt die Telefonie-Lösung als Cloud-basierten Managed Service.

Quelle: Pressemitteilung, Flintec IT GmbH, Mannheim, 02.09.2015

Zeiterfassungs-Stempelregeln erklärt

Im Flintec’sche Stempeldiagramm

Das Flintec’sche Stempeldiagramm dient der grafischen Darstellung von Zeiterfassungsregeln.

Bei dem simpelsten Szenario der Erfassung der Zeit ist der Mitarbeiter definiert (zu Hause, Urlaub, krank) oder befindet sich in dem Zustand „arbeitend“. Zeitlich erfasst werden sollen die Übergänge zwischen den Zuständen. Diese Übergänge werden üblicherweise Buchungscodes genannt (z.B.: „kommen“ oder „gehen“).

Presse-Stempeldiagramm-komplexes Szenario+simples Szenario

Das oben genannte simpelste Szenario ist um eine Vielzahl von Arbeitszuständen und entsprechenden Übergängen (d.h. Buchungscodes) erweiterbar. Eine sehr gängige Erweiterung stellt der Zustand „in Pause“ dar. Der entsprechende Übergang lautet „Pause Beginn“ (oder „gehen“) und „Pause Ende“ (oder „kommen“). Weitere betrieblich bedingte Erweiterungen sind die Zustände „auf Dienstgang“, „auf Dienstreise“, „im Kundeneinsatz“ oder, „im Home Office“.

Die Zeiterfassungsregeln, die in einem Unternehmen vereinbart sind, werden in der grafischen Darstellung des Flintec’schen Stempeldiagramms auf einfache Art sichtbar gemacht.

Interessant ist dies nicht nur für jene, die die vereinbarten Regeln beachten sollen. Auch jene, die die Regeln festlegen, profitieren von der grafischen Darstellung, denn auf dem Flintec’schen Stempeldiagramm lassen sich funktionierende aber auch unlogische Überlegungen sofort auf einen Blick erkennen.

Das Flintec’sche Stempeldiagramm ist auf sämtliche Formen der Erfassung der Zeit anwendbar.

Ob Zeiterfassung via stationärer Terminals (KABA, PCS), mobil oder per Telefon, die Zeiterfassungsregeln des jeweiligen Unternehmens sind stets grafisch darstellbar. Flintec InformationsTechnologien GmbH ist ein erfahrener und kompetenter Entwickler und Anbieter von innovativen Telefonie- und Kommunikations-Technologien und -Lösungen „Made in Germany“.

Quelle: Pressemitteilung, Flintec IT GmbH, Mannheim, 25.08.2015