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Mobile Zeiterfassung und Controlling

Weiterverarbeitung der Daten

Die Rohdaten (Datum, Uhrzeit und der Meldung, welche Arbeit begonnen oder beendet wurde), sind wenig aussagekräftig. Aus den Uhrzeiten werden für die Lohnbuchhaltung geleistete Arbeitsstunden errechnet und diese auf die Zeitkonten gebucht. Die Überstunden und die Urlaubsplanung werden mit den Arbeitstagen verrechnet.

Controlling

Im Bereich Controlling werden die geleisteten Zeiten mit den Vorgabezeiten (Sollzeiten) verglichen. Aus den Fehlern kann man lernen, Angebote viel genauer zu schreiben.
Im Ergebnis:

  • Für den einen Betrieb kann es darum gehen, für einige Arbeiten mehr Geld zu verlangen, um kostendeckend zu arbeiten,
  • für den anderen kann feststehen, dass man bei Ausschreibungen noch wettbewerbsfähiger bieten kann.
  • Für alle Betriebe gilt, dass im Vergleich der angebotenen Leistungen mit den tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten zu Tage kommt, wo die Arbeitsabläufe noch verbessert werden können („Abkleben kostet die halbe Arbeitszeit?“) und wo die Mitarbeiter schon sehr schnell sind.

Wenn man einige Zeit Arbeitszeitcontrolling betrieben hat, kann man anfangen, die aktuelle Leistung mit der von vorherigen Perioden zu vergleichen und so die eigenen Arbeits-Abläufe und Strukturen weiter verbessern.

Rechnungslegung

Werden auf einer Baustelle ohne Fixpreisangebot Leistungen (Arbeitszeiten und Material) erbracht, vor Ort erfasst und nach getaner Arbeit mobil an das Büro übertragen, so kann direkt die Rechnungslegung beginnen. Im Idealfall hat der Kunde die Rechnung über seine Leistung am nächsten Tag auf dem Tisch. Damit kann man die Liquidität des Betriebs stark verbessern, selbst wenn nicht alle Kunden sofort bezahlen.
Denn

  • Kunden erinnren sich noch sehr gut an die Arbeiten
  • Kunden die ein halbes Jahr auf ihre Rechnung warten, sehen sich nicht genötigt schnell zu bezahlen.
  • Kunden erhalten einen professionellen Eindruck.

Material-Controlling

Wenn auch Materialverbräuche erfasst werden, führen Abgänge im „mobilen Lager“ automatisch zu Bestellvorgängen im Büro oder zu Packaufträgen (beim nächsten Halt am Lager wissen die Mitarbeiter genau, welche Materialien sie nachfüllen müssen!). Damit kann man Leerlauf verhindern, weil wichtige Materialien rechtzeitig nachbestellt wurden.