Online Zeiterfassung clockodo integriert Rechnungsdienstleister easybill

Erfassen Unternehmen, Agenturen und Freiberufler ihre eigene Arbeitszeit, so sind sie dem Wettbewerb meist schon einen Schritt voraus. Doch in jeder alltäglichen Arbeit geht es in hart umkämpften Märkten stets darum, Zeit einzusparen. Mit der automatischen Erstellung von Rechnungen aus der erfassten Arbeitszeit bietet das Software-Unternehmen Hofmann & Romanek Webtechnologie diese Möglichkeit in seinem Zeiterfassungssystem clockodo nun in Perfektion.

Seit kurzer Zeit ist es Kunden von clockodo möglich, ihre für ein Projekt verwendete Arbeitszeit per API-Schnittstelle an ein Online Rechnungstool zu übergeben und so automatisch Rechnungen aus den erfassten Zeiteinträgen zu erstellen. So kann das Unternehmen auch diesen Schritt automatisieren. Nach der Erstellung der Rechnung ist diese in der Rechnungsanwendung verfügbar und kann dort weiter verarbeitet werden. Zum Beispiel ist es möglich, die Rechnung mit verschiedenen Briefpapieren oder Vorlagen darzustellen, sie mit Textbausteinen zu versehen oder spezielle Steuersätze sowie Skonti und Rabatte einfließen zu lassen.

Um den Kunden nicht bei jeder Rechnung erneut zuweisen zu müssen, bietet clockodo auch die Verknüpfung mit einem angelegten Kunden der Rechnungsanwendung. Die Rechnungspositionen erstellt die Zeiterfassungssoftware aus den von Ihnen gewählten Tätigkeitsbeschreibungen. Auf Wunsch rundet clockodo die Arbeitszeiten und damit die in Rechnung gestellten Umsätze vor der Übergabe auf einen einstellbaren Wert auf.

Zum Start ist die easybill als einer der größten deutschen Anbieter verfügbar, weitere Dienste werden in den nächsten Monaten folgen. Kunden anderer Rechnungsanwendungen mit entsprechender API können diese dem Anbieter von clockodo nennen, damit das Software-Unternehmen diese zeitnah einbauen kann.

Über clockodo

Der vom Unternehmen Hofmann & Romanek entwickelte Cloud-Dienst clockodo erfasst Arbeitszeiten mit Hilfe einer Stoppuhr, die im Browser, als Desktop-Programm oder als Smartphone-App während der zu stoppenden Zeit läuft. Wurde die Arbeitszeit nicht gestoppt, so kann sie einfach und bequem nachgetragen werden. Auf diese Weise ermöglicht clockodo Freiberuflern, Agenturen und Unternehmen, ihre Arbeitszeit genau zu erfassen und sich so effektiver aufzustellen.

Über easybill

Die Easybill GmbH bietet eine komplette Rechnungsverwaltung. Mit Hilfe dieser Online-Software ist es Unternehmen möglich, ihre Rechnung online zu verwalten und zu erstellen. So können Aufträge, Angebote, Mahnungen und Projekte überblickt und verarbeitet werden. Das in Kaarst bei Düsseldorf sitzende Unternehmen wurde im Jahre 2009 gegründet und entwickelte sich seitdem kontinuierlich weiter. Easybill bietet seinen Kunden auch die kostenlose Möglichkeit, sich von Experten ein Logo und das dazugehörige Briefpapier erstellen zu lassen.

Quelle: Pressemitteilung, clockodo (im Portal), 20.3.2012

Mobile Zeiterfassung und Controlling

Weiterverarbeitung der Daten

Die Rohdaten (Datum, Uhrzeit und der Meldung, welche Arbeit begonnen oder beendet wurde), sind wenig aussagekräftig. Aus den Uhrzeiten werden für die Lohnbuchhaltung geleistete Arbeitsstunden errechnet und diese auf die Zeitkonten gebucht. Die Überstunden und die Urlaubsplanung werden mit den Arbeitstagen verrechnet.

Controlling

Im Bereich Controlling werden die geleisteten Zeiten mit den Vorgabezeiten (Sollzeiten) verglichen. Aus den Fehlern kann man lernen, Angebote viel genauer zu schreiben.
Im Ergebnis:

  • Für den einen Betrieb kann es darum gehen, für einige Arbeiten mehr Geld zu verlangen, um kostendeckend zu arbeiten,
  • für den anderen kann feststehen, dass man bei Ausschreibungen noch wettbewerbsfähiger bieten kann.
  • Für alle Betriebe gilt, dass im Vergleich der angebotenen Leistungen mit den tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten zu Tage kommt, wo die Arbeitsabläufe noch verbessert werden können („Abkleben kostet die halbe Arbeitszeit?“) und wo die Mitarbeiter schon sehr schnell sind.

Wenn man einige Zeit Arbeitszeitcontrolling betrieben hat, kann man anfangen, die aktuelle Leistung mit der von vorherigen Perioden zu vergleichen und so die eigenen Arbeits-Abläufe und Strukturen weiter verbessern.

Rechnungslegung

Werden auf einer Baustelle ohne Fixpreisangebot Leistungen (Arbeitszeiten und Material) erbracht, vor Ort erfasst und nach getaner Arbeit mobil an das Büro übertragen, so kann direkt die Rechnungslegung beginnen. Im Idealfall hat der Kunde die Rechnung über seine Leistung am nächsten Tag auf dem Tisch. Damit kann man die Liquidität des Betriebs stark verbessern, selbst wenn nicht alle Kunden sofort bezahlen.
Denn

  • Kunden erinnren sich noch sehr gut an die Arbeiten
  • Kunden die ein halbes Jahr auf ihre Rechnung warten, sehen sich nicht genötigt schnell zu bezahlen.
  • Kunden erhalten einen professionellen Eindruck.

Material-Controlling

Wenn auch Materialverbräuche erfasst werden, führen Abgänge im „mobilen Lager“ automatisch zu Bestellvorgängen im Büro oder zu Packaufträgen (beim nächsten Halt am Lager wissen die Mitarbeiter genau, welche Materialien sie nachfüllen müssen!). Damit kann man Leerlauf verhindern, weil wichtige Materialien rechtzeitig nachbestellt wurden.

Vor- und Nachteile von mobiler Zeiterfassung

Lohnt sich die Einführung einer mobilen Zeiterfassung?
Es gibt Vorteile und Nachteile, die man bei der Entscheidungsfindung beachten sollte.

Vorteile

Mobile Zeiterfassung spart Aufwand und Fehler

Mobile Zeiterfassung hat viele Vorteile, aber der wichtigste Vorteil ist, dass die Stundendaten, die später am PC weiterverarbeitet werden, gleich beim Entstehen digital erfasst werden. Damit fällt zum einen der doppelte Aufwand für das eigenhändige Aufschreiben und das Erfassen der zum Teil schwierig lesbaren Zettel weg, zum anderen kostet das Tippen Zeit und ist eine weitere Fehlerquelle.

Mobile Zeiterfassung ist einfacher

Die direkte Computer-Erfassung von Stunden und Aufgaben ist viel einfacher als das Ausfüllen von Stundenzettel und wird sofort und damit präziser durchgeführt, als am Ende der Woche (dann wenn sich die Mitarbeiter nicht mehr an einzelne Aufgaben und Zeiten erinnern können und sie aus dem Kopf aufschreiben).

Mobile Zeiterfassung ist schneller

Durch die direkte Übertragung per Handynetz liegen die Stundenzettel in echtzeit vor, auch von den Mitarbeitern, die auf Montage arbeiten und oft wochenlang nicht ins Büro kommen.

Mobile Zeiterfassung erhöht die Liquidität

Wird die mobile Zeiterfassung mit der automatischen Rechnungslegung verbunden, kann dies die Liquidität eines Betriebs deutlich verbessern, weil Kunden ihre Rechnungen schneller erhalten und schneller bezahlen.

Mobile Zeiterfassung gewinnt Vertrauen

Ein nicht direkt monetär auszudrückender Vorteil der mobilen Zeiterfassung ist ein Vertrauensgewinn beim Kunden, denn der sieht, dass die Zeiten korrekt erfasst werden.

Mobile Zeiterfassung verwaltet auch das Lager

Wird neben der Arbeitszeit auch der Materialverbrauch erfasst, wie einige Systeme es anbieten, kann die Lagerhaltung im Betrieb weitgehend automatisiert werden.

Nachteile

Mobile Zeiterfassung führt zu Kontrolle

Mobile Zeiterfassung setzt Mitarbeiter unter Druck. Sie fühlen sich kontrolliert und können versuchen, das System zu sabotieren, wenn ihnen der Sinn und Zweck der Software nicht verständlich gemacht wird. Dies bedeutet u.U. langwierige Konflikte.

Mobile Zeiterfassung nur mit dem Betriebsrat

Die Einführung von mobiler Zeiterfassung muss mit dem Betriebsrat abgestimmt werden, wenn es einen gibt.