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2010/06/25
Mobile Zeiterfassung und Controlling
Weiterverarbeitung der Daten
Die Rohdaten (Datum, Uhrzeit und der Meldung, welche Arbeit begonnen oder beendet wurde), sind wenig aussagekräftig. Aus den Uhrzeiten werden für die Lohnbuchhaltung geleistete Arbeitsstunden errechnet und diese auf die Zeitkonten gebucht. Die Überstunden und die Urlaubsplanung werden mit den Arbeitstagen verrechnet.
Controlling
Im Bereich Controlling werden die geleisteten Zeiten mit den Vorgabezeiten (Sollzeiten) verglichen. Aus den Fehlern kann man lernen, Angebote viel genauer zu schreiben.
Im Ergebnis:
- Für den einen Betrieb kann es darum gehen, für einige Arbeiten mehr Geld zu verlangen, um kostendeckend zu arbeiten,
- für den anderen kann feststehen, dass man bei Ausschreibungen noch wettbewerbsfähiger bieten kann.
- Für alle Betriebe gilt, dass im Vergleich der angebotenen Leistungen mit den tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten zu Tage kommt, wo die Arbeitsabläufe noch verbessert werden können (”Abkleben kostet die halbe Arbeitszeit?”) und wo die Mitarbeiter schon sehr schnell sind.
Wenn man einige Zeit Arbeitszeitcontrolling betrieben hat, kann man anfangen, die aktuelle Leistung mit der von vorherigen Perioden zu vergleichen und so die eigenen Arbeits-Abläufe und Strukturen weiter verbessern.
Rechnungslegung
Werden auf einer Baustelle ohne Fixpreisangebot Leistungen (Arbeitszeiten und Material) erbracht, vor Ort erfasst und nach getaner Arbeit mobil an das Büro übertragen, so kann direkt die Rechnungslegung beginnen. Im Idealfall hat der Kunde die Rechnung über seine Leistung am nächsten Tag auf dem Tisch. Damit kann man die Liquidität des Betriebs stark verbessern, selbst wenn nicht alle Kunden sofort bezahlen.
Denn
- Kunden erinnren sich noch sehr gut an die Arbeiten
- Kunden die ein halbes Jahr auf ihre Rechnung warten, sehen sich nicht genötigt schnell zu bezahlen.
- Kunden erhalten einen professionellen Eindruck.
Material-Controlling
Wenn auch Materialverbräuche erfasst werden, führen Abgänge im “mobilen Lager” automatisch zu Bestellvorgängen im Büro oder zu Packaufträgen (beim nächsten Halt am Lager wissen die Mitarbeiter genau, welche Materialien sie nachfüllen müssen!). Damit kann man Leerlauf verhindern, weil wichtige Materialien rechtzeitig nachbestellt wurden.
Kategorien: Personal, Wissen, Zeiterfassung
Tags: Arbeitszeitcontrolling, Controlling, Materialien, Mobile Zeiterfassung, Rechnungslegung
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Vor- und Nachteile von mobiler Zeiterfassung
Lohnt sich die Einführung einer mobilen Zeiterfassung?
Es gibt Vorteile und Nachteile, die man bei der Entscheidungsfindung beachten sollte.
Vorteile
Mobile Zeiterfassung spart Aufwand und Fehler
Mobile Zeiterfassung hat viele Vorteile, aber der wichtigste Vorteil ist, dass die Stundendaten, die später am PC weiterverarbeitet werden, gleich beim Entstehen digital erfasst werden. Damit fällt zum einen der doppelte Aufwand für das eigenhändige Aufschreiben und das Erfassen der zum Teil schwierig lesbaren Zettel weg, zum anderen kostet das Tippen Zeit und ist eine weitere Fehlerquelle.
Mobile Zeiterfassung ist einfacher
Die direkte Computer-Erfassung von Stunden und Aufgaben ist viel einfacher als das Ausfüllen von Stundenzettel und wird sofort und damit präziser durchgeführt, als am Ende der Woche (dann wenn sich die Mitarbeiter nicht mehr an einzelne Aufgaben und Zeiten erinnern können und sie aus dem Kopf aufschreiben).
Mobile Zeiterfassung ist schneller
Durch die direkte Übertragung per Handynetz liegen die Stundenzettel in echtzeit vor, auch von den Mitarbeitern, die auf Montage arbeiten und oft wochenlang nicht ins Büro kommen.
Mobile Zeiterfassung erhöht die Liquidität
Wird die mobile Zeiterfassung mit der automatischen Rechnungslegung verbunden, kann dies die Liquidität eines Betriebs deutlich verbessern, weil Kunden ihre Rechnungen schneller erhalten und schneller bezahlen.
Mobile Zeiterfassung gewinnt Vertrauen
Ein nicht direkt monetär auszudrückender Vorteil der mobilen Zeiterfassung ist ein Vertrauensgewinn beim Kunden, denn der sieht, dass die Zeiten korrekt erfasst werden.
Mobile Zeiterfassung verwaltet auch das Lager
Wird neben der Arbeitszeit auch der Materialverbrauch erfasst, wie einige Systeme es anbieten, kann die Lagerhaltung im Betrieb weitgehend automatisiert werden.
Nachteile
Mobile Zeiterfassung führt zu Kontrolle
Mobile Zeiterfassung setzt Mitarbeiter unter Druck. Sie fühlen sich kontrolliert und können versuchen, das System zu sabotieren, wenn ihnen der Sinn und Zweck der Software nicht verständlich gemacht wird. Dies bedeutet u.U. langwierige Konflikte.
Mobile Zeiterfassung nur mit dem Betriebsrat
Die Einführung von mobiler Zeiterfassung muss mit dem Betriebsrat abgestimmt werden, wenn es einen gibt.
Kategorien: Blackberry, Personal, Wissen, Zeiterfassung
Tags: Fehler, Liquidität, Mobile Zeiterfassung, Nachteile, Rechnungslegung, Vorteile
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