Mobile Zeiterfassung mit Handy und RFID von virtic

Die virtic GmbH, Spezialanbieter für Handy-basierte mobile Zeiterfassungs- und Controllingsysteme, erweitert die Anwendungsbereiche der mobilen Stechuhr:
Ab sofort kann die Datenaufnahme auch mittels der funkbasierten RFID-Technologie durchgeführt werden. Vor allem dort, wo sich große Teams im Außeneinsatz befinden oder eine hohe Personalfluktuation vorherrscht, bringt dieses Verfahren erhebliche Vorteile für den Anwender.

„Mit der Erweiterung unseres Systems um dieses einzigartige Modul werden die betrieblichen Abrechnungsprozesse nicht nur weiter vereinfacht, sondern auch deutlich flexibler gestaltet“

Das bisherige System sieht vor, dass jeder Mitarbeiter im Außendienst ein Handy erhält und darüber seine Arbeitszeiten und weitere Daten erfasst. Dank des Near Field Communication (NFC)-Verfahrens, das auf der Funkchip-Technologie RFID (Radio Frequency Identification Device) basiert, reicht künftig schon eine einfache RFID-Karte aus, um die Arbeitszeiten von Mitarbeitern zu erfassen und weiterzuverarbeiten.

Im Baugewerbe beispielsweise benötigt nur noch der Vorarbeiter ein Handy. Die einzelnen Mitarbeiter seines Teams melden sich bei Arbeitsbeginn, Pausen etc. direkt über das NFC-fähige Mobiltelefon ihres Vorgesetzten an oder ab. Dafür müssen sie die mit einem RFID-Chip ausgestattete Karte lediglich an das Handy halten und den entsprechenden Vorgang eingeben.

Stausberg (Geschäftsführer der virtic GmbH und zuständig für Entwicklung und Produktion) sieht in der neuen Technologie einen wesentlichen Vorteil:

„Das NFC-Handy bietet sich überall dort an, wo große Teams außerhalb des Unternehmenssitzes im Einsatz sind oder eine hohe Personalfluktuation herrscht. Zudem können Leiharbeiter auf einfache Weise in die mobile Zeiterfassung eingebunden werden, da die RFID-Karten unkompliziert in das virtic-System integriert werden.“

Gleichzeitig kann das NFC-basierte System mit der Handy-gebundenen Standardversion der virtual time clock (virtic) kombiniert werden.

Auch bei dem neuen Verfahren werden die erfassten Buchungen vom Handy des verantwortlichen Mitarbeiters über GPRS an die virtic-Server übermittelt, so dass Disponenten, Projektleiter und Lohnbuchhalter über die Benutzeroberfläche Cockpit in Echtzeit auf die Daten zugreifen können. Anschließend werden die Daten über die Schnittstellen an gängige Programme zur Lohnbuchhaltung oder für das Projektcontrolling exportiert. Das webbasiete System kann über einen Browser genutzt werden, Investitionen in die IT sind nicht notwendig.

„Grundsätzlich lässt sich die Lösung in jede beliebige IT-Umgebung integrieren“

Der Nutzer kann laut Stausberg nicht nur die Arbeitszeiten der Mitarbeiter ermitteln und zeitgleich in der Zentrale verarbeiten:

„Sind die Mitarbeiter beispielsweise auf Montage, fließen sämtliche Positionen wie Fahrtkosten, Verpflegung und Logis direkt in das Abrechnungssystem ein.“

Die Berechnung von Lohnnebenkosten, Feiertags- und Erschwerniszuschlägen sowie anderen betrieblichen Zulagen erfolgt automatisch und minutengenau nach den jeweiligen Tarifen.

„Bisher erfolgt die Abrechnung von Reisekosten- und Spesen ebenso wie die Arbeitszeiterfassung in vielen Betrieben noch per Hand. Das ist teuer und vor allem unnötig“

Durch den erhöhten Automatisierungsgrad entstehe weiteres Einsparpotenzial hinsichtlich Arbeitszeit und Kosten. Auch das Controlling wird laut Stausberg deutlich vereinfacht:

„Der Kunde hat in Echtzeit einen Überblick über die entstandenen Aufwendungen und kann bei Abweichungen von der Vorkalkulation schneller reagieren. Somit werden künftig böse Überraschungen in der Nachkalkulation vermieden.“

Viritic ist auch auf unserem Portal für mobile Arbeitszeiterfassung vertreten.

Quelle: Pressemitteilung, virtic GmbH, 28.10.08

Integrierte Reisekosten- und Spesen-Abrechnung

virtic erweitert mobile Zeiterfassung um Reisekosten- und Spesen-Abrechnung

Die virtic GmbH, Spezialanbieter für Handy basierte Zeiterfassungssysteme, hat die mobile Stechuhr um eine zentrale Funktion erweitert: Ab sofort können die Anwender auch Reisekosten und Spesen der Mitarbeiter automatisiert abrechnen. Die Datenerfassung erfolgt nach wie vor über Handy, die Verarbeitung zu Arbeitszeitkonten und Reisekosten-Abrechnungen erledigen die virtic-Server. Anschließend können die Daten zur Weiterverarbeitung über Schnittstellen in das Abrechnungssystem der Lohnbuchhaltung integriert werden.

"Mit der Erweiterung unseres Systems um dieses innovative Modul können unsere Kunden ihre betrieblichen Abrechnungsprozesse weiter vereinfachen. Zudem wird das Projekt-Controlling noch effektiver" (Michael Stausberg, Geschäftsführer der virtic GmbH)

Nach Aussage von Stausberg kann der Nutzer künftig nicht nur Arbeitszeiten und Aufenthaltsorte (Ortung) der Mitarbeiter ermitteln und zeitgleich in der Zentrale verarbeiten:

"Sind die Mitarbeiter beispielsweise auf Montage, fließen sämtliche Positionen wie Fahrtkosten, Verpflegung und Logis direkt in das Abrechnungssystem ein."

Die erfassten Daten werden auf den Servern der virtic GmbH projektbezogen bzw. mitarbeiterbezogen verarbeitet. Über die integrierten Schnittstellen des Programms ist eine anschließende Weiterverarbeitung der Daten gewährleistet. Die Berechnung von Lohnnebenkosten, Feiertags- und Erschwerniszuschlägen sowie anderen betrieblichen Zulagen erfolgt automatisch.

Mobile Erfassung aller Kosten

Zusätzlich besteht die Möglichkeit, auf Dienstreisen die gefahrenen Kilometer, Verpflegungs- und Übernachtungskosten einzugeben.

"Wir berücksichtigen dabei alle unternehmensspezifischen, steuerlichen und tariflichen Bedingungen"

Für Handwerker beispielsweise sind spezielle Funktionen wie das entfernungsabhängige Auslösen, Kostenerstattung und die Berücksichtigung der Drei-Monatsregel bereits integriert.

"Je nach Branche und Unternehmen sind wir in der Lage, individuelle Lösungen nach den Anforderungen des Kunden umzusetzen."

Die erfassten Buchungen werden vom Handy des Mitarbeiters an die virtic-Server übermittelt, so dass Disponenten, Projektleiter und Lohnbuchhalter webbasiert auf die Daten zugreifen können. Über Schnittstellen können die Daten an gängige Programme zur Lohnbuchhaltung wie Datev überspielt werden.

"Bisher erfolgt die Abrechnung von Reisekosten- und Spesen
ebenso wie die Arbeitszeiterfassung in vielen Betrieben noch per Hand. Das ist teuer und vor allem unnötig"

Durch den erhöhten Automatisierungsgrad entstehe weiteres Einsparpotenzial hinsichtlich Arbeitszeit und Kosten. Auch das Controlling wird laut Stausberg deutlich vereinfacht:

"Der Kunde hat jederzeit einen Überblick über die entstandenen Aufwendungen und kann bei Abweichungen von der Vorkalkulation schneller reagieren. Somit werden künftig böse Überraschungen in der Nachkalkulation vermieden."

Viritic ist auch auf unserem Portal für mobile Arbeitszeiterfassung vertreten.

Quelle: Pressemitteilung. 23.6.08, virtic GmbH

Mobile Zeiterfassung und SMS-Kontkat: Pressemitteilung Virtic

Die virtic GmbH, Spezialanbieter für mobile Zeiterfassungs- und Lokalisierungssysteme, erweitert ihre webbasierte Benutzeroberfläche für mobile Zeiterfassung namens Cockpit um zahlreiche Funktionen: Ab sofort können die Nutzer der mobilen Stechuhr ihre Mitarbeiter direkt per SMS und E-Mail kontaktieren. Zudem stehen der Personalorganisation und Personalplanung weitere praktsiche Anwendungen zur Verfügung, die vor allem Disposition und Abrechnungsprozesse vereinfachen.

„Wir haben das Cockpit nach den Wünschen unserer Kunden weiterentwickelt und um zahlreiche Funktionen ergänzt“

Nach Aussage von Stausberg kann der Nutzer künftig nicht nur Arbeitszeiten und Aufenthaltsorte der Mitarbeiter ermitteln:

„Die neu gestaltete Benutzeroberfläche erleichtert die Personaldisposition und macht in Zukunft die Personalbuchhaltung noch effektiver.“

Mit dem Programm ist es möglich, dem Mitarbeiter eine SMS oder eine E-Mail auf das (Firmen-)Handy zu schicken. Zudem besteht die Möglichkeit, auf Knopfdruck eine Ortung des Mitarbeiters durchzuführen.

„Bei zeitkritischen Anfragen kann unserer Kunde sofort prüfen, welcher Mitarbeiter in der Nähe seines Auftraggebers ist und ihn an den gewünschten Einsatzort schicken. Das spart wertvolle Zeit“

Disposition und Controlling werden effizienter

Ein weiteres neues Feature ist die detaillierte Auflistung der einzelnen Arbeitszeit-Buchungsvorgänge. Neben der Vereinfachung von Kommunikation und Ortung kann nachvollzogen werden, bei welchem Kunden die Mitarbeiter zu welchem Zeitpunkt vor Ort waren. Für Stausberg wird damit nicht nur die Disposition, sondern auch das Controlling deutlich effizienter:

„Diese Innovation ist speziell für virtic-Nutzer interessant, deren Mitarbeiter im Außendienst aktiv sind und mehrere Termine an einem Tag wahrnehmen müssen.“

Über die Benutzeroberfläche kann künftig auch der Auftraggeber Einblick in die Arbeitszeiten der Mitarbeiter erhalten.

„Dies bietet sich vor allem für Kunden an, deren Mitarbeiter wie bei der klassischen Zeitarbeit für mehrere Tage bei den Auftraggebern verweilen. Hierdurch wird ein höchstmögliches Maß an Transparenz gewährleistet“

Webbasierte Software als Steuerungs- und Kontrollinstrument

Beim Cockpit handelt es sich um ein webbasiertes Steuerungs- und Kontrollinstrument für die mobile Zeiterfassung („mobile Stechuhr“). Webbasiert kann der Kunde von einsehen, wann sich seine Mitarbeiter mit ihrem Handy zur Arbeit an bzw. abgemeldet haben. Das hieraus generierte Datenmaterial wird in Echtzeit über diverse Schnittstellen beispielsweise direkt in die Lohnbuchhaltung eingespeist.

Viritic ist auch auf unserem Portal für mobile Arbeitszeiterfassung vertreten.

GPS-Ortung für mobile Zeiterfassung

Die virtic GmbH, Spezialanbieter für mobile Zeiterfassung und Lokalisierungssysteme, erweitert ihr Produktangebot für Unternehmen und Betriebe des Handwerks sowie verwandter Branchen: Die als mobile Stechuhr bekannte Zeiterfassung per Handy kann nun auch mit der satellitengestützten Ortungstechnologie GPS kombiniert werden. Diese Innovation ermöglicht die nahezu metergenaue Lokalisierung der Mobiltelefone in Echtzeit und ist obendrein günstiger als die übliche Netzzellenortung.

„Normalerweise erfolgt die Ortung der mobilen Stechuhr über die Mobilfunkzellen des Handynetzes. Die so durchgeführte Lokalisierung ist jedoch nicht auf den Punkt genau. Mit der GPS-Ortung bieten wir nun ein absolut präzises System an“, sagt Bernd Wolff, Geschäftsführer der virtic GmbH. Dank des satellitengestützten Ortungs- und Navigationssystems GPS (Global Positioning System) lassen sich die Handys über virtic auf zehn Meter genau lokalisieren.

Das optionale GPS-Modul wurde nach Angaben von Wolff aufgrund einer zunehmenden Nachfrage aus dem Markt entwickelt: „In einigen Situationen reichte die Netzzellenortung unseren Kunden nicht aus.“ Dies ist zum Beispiel in ländlichen Regionen der Fall, wo sich die Mobilfunkzellen über mehrere Kilometer erstrecken. Außerdem ist die Netzzellenortung im Ausland nicht verfügbar. Mit dem neuen GPS-Modul ist nun die Ortung auch außerhalb Deutschlands möglich. Speziell bei Unternehmen, die europa- oder weltweit tätig sind, bietet das System nun einen erheblichen Mehrwert.

Technische Voraussetzung für die Nutzung des GPS-Moduls ist, dass die Handys die GPS-Technologie unterstützen, was beispielsweise bei dem Nokia 6110 Navigator, dem Nokia N95 sowie den BlackBerry-Modellen 8800 und 8310 der Fall ist. Ansonsten gibt es gegenüber der mobilen Stechuhr von virtic kaum Unterschiede. Einzige Ausnahme: Die GPS-Ortung ist günstiger als die netzzellenbasierte Standortbestimmung. Bei der Netzzellenortung stellt der Mobilfunknetzbetreiber für jeden Lokalisierungsvorgang eine Gebühr in Rechnung. Diese entfällt nun. Stattdessen bietet virtic nun eine monatliche Flatrate zum Preis von 8,50 Euro zur uneingeschränkten Ortung.

Ortung per GPS für mobile Zeiterfassung, virtic

Quelle: Pressemitteilung, virtic GmbH, sputnik3000, 11.12.07

Das mobile Montagecockpit nominiert für den österreichischen Staatspreis

Die virtic GmbH, Spezialanbieter für mobile Zeiterfassung und Lokalisierungssysteme, ist vom Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit des Landes Österreich für hervorragende Consulting-Leistungen ausgezeichnet worden. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Dortmund und Niederlassung in Graz war mit dem „Mobilen Montagecockpit“ für den Staatspreis 2007 in der Kategorie Unternehmensberatung und IT nominiert worden. Am Dienstagabend nahm die Geschäftsführung von virtic im Rahmen eines feierlichen Aktes in Wien Glückwünsche und eine Urkunde aus den Händen des österreichischen Wirtschaftsministers entgegen.

„Das Montagecockpit von virtic wurde für den Staatspreis nominiert, da es sich um eine einfache und hoch effiziente Lösung handelt, mit der die Anwender eine nachhaltige Steigerung ihrer Umsätze erzielen können,“ sagte Christian Rupp, Vorsitzender der Jury und Exekutivsekretär E-Government der Bundesregierung in Österreich. Das Montagecockpit, das die Erfassung von Arbeitszeiten und Mitarbeiterstandorten in Echtzeit ermöglicht, hatte die virtic GmbH Österreich zusammen mit der Metallbaufirma Kreuzroither entwickelt.

Die Staatspreis-Jury lobte die stark ausgeprägte Usability sowie die rasche und universelle Einsetzbarkeit des Systems. Positiv hervorgehoben wurde zudem, dass das Montagecockpit trotz
vergleichsweise geringem Technologieeinsatz eine überdurchschnittlich hohe Prozessorientierung gewährleistet. Aus Sicht der Jury war der „Real Time Effect“, von dem vor allem die kleinen und mittleren Unternehmen profitieren, ein weiterer Aspekt für die Nominierung.

Viritic ist auch auf unserem Portal für mobile Arbeitszeiterfassung vertreten.

Quelle: Pressemitteilung, virtic GmbH, Sputnik Agentur für Medienleistungen, 25.10.07