Mobile Zeiterfassung erklärt: Vorgehen, Unterschiede, Geräte

Mobile Arbeitszeiterfassung bedeutet, dass die Zeiten von Mitarbeitern erfasst werden, die nicht jeden Tag am gleichen Ort arbeiten.

Bei der mobilen Erfassung gilt es folgende Punkte zu beachten:

  • Wie genau sollen Mitarbeiter ihre Zeiten erfassen?
  • Wieviel Zeit muss ein Mitarbeiter darauf verwenden, seine Zeiten zu erfassen?
  • Mit welchen Geräten erfassen Mitarbeiter ihre Zeiten?
  • Wie kommen Projektdaten zum Mitarbeiter vor Ort?
  • Wie gelangen erfasste Zeiten zurück zum Büro?
  • Kann der Chef erfahren wo welcher Mitarbeiter sich gerade aufhält? (Ortung) Was er gerade tut? (Auftragszeiterfassung)
  • Sollen Zeitkonten geführt werden?
  • Sollen die Zeiten für die Lohnbuchhaltung weiterbenutzt werden?
  • Gibt es weitere Funktionen zur Verwaltung von Projekten/Aufgaben usw.?
  • In welcher Form können Daten aus dem Programm mit anderen Systemen weiter verarbeitet werden?

Wir hoffen, dass unser Portal Ihnen einen Überblick über die vorhandenen Systeme und ihre herausragenden Eigenschaften geben wird.

Arten der Erfassung

In der Navigation in der linken Spalte finden Sie die Systeme gegliedert nach der Art, wie die Arbeitszeiten mobil erfasst werden. Alle Kategorien auf einer Seite finden Sie auf der Seite mit allen Kategorien.

Wir haben die Softwaresysteme nach der Art der Erfassung klassifiziert, weil das Erfassungsgerät und die darauf befindliche Software der Teil des Systems ist, mit dem Ihre Mitarbeiter arbeiten werden.

Zu den einzelnen Produkten finden Sie beschrieben, in welchen Bereichen die einzelnen Systeme stark sind (z.B. die Genauigkeit der Erfassung, angebotene Zusatzmodule, etc.). Die Klassifizierung ist auf der Hilfeseite erklärt.

Systeme unterscheiden sich nicht nur darin, wie erfasst wird, sondern auch was erfasst wird, bzw. wie genau die Zeiten aufgenommenwerden.

Einzel- und Teambuchungen

Manche Systeme erlauben es z.B. Vorarbeitern für einen ganze Gruppe von Mitarbeitern Arbeitszeiten zu erfassen. Bei anderen muss jeder Mitarbeiter die eigenen Arbeitszeiten für sich selbst eintragen.

Kommt-Geht-Erfassung

Die Kommt-Geht-Erfassung ist die einfachste Art der Arbeitszeiterfassung. Mitarbeiter geben nur an, wann sie mit der Arbeit beginnen und wann sie damit aufhören.

Die so gewonnen Zahlen werden hauptsächlich für die Lohnbuchhaltung benutzt.

Kommt-Geht-Erfassung kann auch mit Auftragszeit kombiniert werden, d.h. es werden neben der Uhrzeit noch Auftrag und Aufgabe erfasst.

Auftragserfassung/Kostenstellenerfassung

Bei der Auftragszeiterfassung geben Mitarbeiter an, an welchem Projekt, für welchen Kunden oder auf welcher Baustelle sie gerade arbeiten.

Dadurch erhält man eine Übersicht der Zeiten, die die Mitarbeiter für ein Projekt verbraucht haben. Mit diesen Zeiten lassen sich schon Controlling-Aufgaben durchführen, z.B. ob die kalkulierte Arbeitszeit einigermaßen eingehalten wurde.

Aufgabengenaue Erfassung

Bei der aufgabengenauen Arbeitszeiterfassung geben die Mitarbeiter an, an welcher Aufgabe in welchem Projekt sie gerade arbeiten.

Aus diesen Zahlen lassen sich "ausgewachsene" Auswertungen und Berichte erzeugen. Man kann nicht nur festestellen, dass ein Projekt die vom Kunden bezahlte Zeit überschritten hat, sondern auch in welchen Arbeitsschritten die Zeit überschritten wurde.

Änderungen der erfassten Zeiten

Auch wenn die mobile Zeiterfassung Fehler durch Abtippen vermeidet, passieren doch Eingabefehler oder die Erfassung wird schlicht vergessen.
Bei den Produkten gibt es verschiedene Vorgehensweisen damit umzugehen. Wer darf Zeiten wann ändern?

  • Jeder Mitarbeiter kann seine Zeiten frei bearbeiten und nachbuchen.
  • Mitarbeiter können für andere buchen (z.B. als Team-Buchung).
  • Jeder kann die eigenen Zeiten bearbeiten, sie werden aber als "Bearbeitet" oder "Nachgebucht" gekennzeichnet.
  • Nur Vorgesetzte können Zeiten bearbeiten

Stichwörter: Mobile Zeiterfassung, Einführung, Auswertung, Arbeitszeiten